Defteran Bilgi

Müşteri takip programı

Müşteri takip programı; ön muhasebede her müşteri için kart, açık fatura, tahsilat ve vade tutan yazılımdır. Satış hunisi, hatırlatma veya iletişim notu yazılımı değildir. Defteran resmi muhasebe, beyanname, bordro veya SGK işlemi yapmaz.

Ön muhasebe ürün ve içerik ekibiGüncellendi:

Konunun özeti

Kısa yanıt

Aramada geçen müşteri takip programı, çoğu işletmede cari kartın müşteri tarafını anlatır: kimin açık faturası var, tahsilat düştü mü, vade ne zaman. Amaç iletişim geçmişi değil, belgeden okunan bakiyedir.

  • Müşteri kartı, açık fatura, tahsilat ve vade aynı kayıttan okunur
  • Satış hunisi, hatırlatma CRM’i veya iletişim notu yazılımı değildir
  • Resmi defter, beyanname ve SGK bildirimi programın konusu değildir
  • Bakiye belgeyle tutulur; ikinci Excel ve belgesiz not risk üretir
Müşteri Takip Programı için Defteran ön muhasebe ekranı
Defteran’da fatura, cari, tahsilat ve finansal görünüm aynı çalışma alanında izlenir.

Kapsam ve resmî süreç

Müşteri takip programı neyi kapsar, neyi kapsamaz?

Kapsam, müşteri kartı ile o karta bağlanan belgelerdir. Satış faturası alacağı büyütür; tahsilat bakiyeyi düşürür. Ekstre bu satırları tarih sırasında gösterir; vade, açık tutarın ne zaman kapanması gerektiğini söyler. Tedarikçi borcu ayrı bir karttır; bu sayfa müşteri tarafını anlatır.

Kapsam dışında kalan üç alan sık karışır. Satış hunisi ve iletişim yazılımı teklif aşamasını, arama notunu veya hatırlatmayı izler; açık faturayı belgeden bakiyeye bağlamaz. Resmi defter, yasal kapanış ve beyanname mali müşavir kapsamındadır. e-Fatura veya e-Arşiv yükümlülüğü doğduğunda belgenin cariyle aynı kayda oturması gerekir; güncel koşul GİB ve mali müşavirle doğrulanır.

  • Kapsar: müşteri kartı, satış belgesi, tahsilat, ekstre ve vade
  • Kapsamaz: satış hunisi, hatırlatma CRM’i, iletişim notu yığını
  • Kapsamaz: resmi defter, beyanname, bordro ve SGK bildirimi
  • e-belge mükellefiyeti ayrıdır; belge yine cariye bağlanmalıdır

Kart, fatura, tahsilat ve ekstre nasıl okunur?

Sıra sabittir. Önce müşteri kartı açılır; unvan ve vergi kimliği tek kaydı tanımlar. Aynı işletmeye ikinci kart açmak bakiyeyi ikiye böler. Satış faturası bu karta işlenince açık alacak oluşur. Tahsilat faturaya bağlanınca hem cari hem kasa veya banka güncellenir.

Ekstre, bakiyenin hangi belgeden geldiğini gösterir. Vadesi geçen satır, aynı açık tutarın nakit planını farklı etkilediğini söyler. Kısmi tahsilat faturanın bir bölümünü kapatır; kalan açık alacak olarak durur. Belge ile tahsilat kopuksa ekstre güvenilmez olur.

Hangi riskler bakiyeyi bozar?

İki Excel kopyası veya sohbet notu, aynı tahsilatı bir yerde unutur. Bakiyeyi belgesiz notla düzelttiğini sanmak, ekstreyi karşı tarafla paylaşınca farkı büyütür. Aynı müşteriye iki kart açmak, bir faturanın bir kartta, tahsilatın diğerinde kalmasına yol açar.

Müşteri kartında unvan, vergi kimliği ve iletişim kişisel veri taşır. Saklama amacı, süre ve erişim KVKK çerçevesinde işletmenin sorumluluğundadır; program bu yükümlülüğü devralmaz. Kullanıcı yetkisi dar tutulmazsa bakiyeyi herkes değiştirebilir.

Defteran oturumunda müşteri bakiyesi

Defteran’da müşteri bakiyesi cari hesap kartından okunur. Satış ve tahsilat aynı karta işlenir; ekstre bakiyenin kaynağını satır satır gösterir. Online mutabakat ile ekstreyi karşı tarafa iletip onaylatabilirsiniz; karşı tarafın Defteran hesabı olması gerekmez.

e-Fatura veya e-Arşiv kullanılıyorsa belge e-Fatura ve e-Arşiv akışından üretilir ve aynı cariye bağlanır. Belgeyi ayrı bir portalda kesip bakiyeyi elle yazmak hem yavaştır hem hata üretir. Defteran resmi muhasebe, beyanname, bordro veya SGK bildirimi yapmaz; yasal defter mali müşavirinizle yürür.

Karşılaştırma

Excel, müşteri takip ve satış hunisi yazılımı

Dağıtım modeli değil, tutulan kayıt ayrılır. Resmi beyan hiçbir sütunda yazılımın işi değildir.

Kriter Excel / dağınık notMüşteri takip (ön muhasebe)Satış hunisi / iletişim yazılımı
Günlük işFatura, tahsilat ve bakiye ayrı dosyada kalabilirKart, belge ve tahsilat aynı kayıttan okunurTeklif, arama ve hatırlatma izlenir; bakiye belgeden gelmez
BakiyeFormülle tutulur; tahsilat işlenmezse sessizce yanılırHareket kayda geçince bakiye değişirAçık fatura bakiyesi ürünün konusu değildir
Vade ve ekstreVade hücresi unutulunca liste dağılırEkstre belgeden okunur; vadesi geçenler süzülürHatırlatma takvimi vardır; cari ekstre yoktur
RiskKopya dosya, iki kart, belgesiz notAynı müşteriye ikinci kart açmamak gerekirİletişim notu bakiyeyi belgelemez

Denemede bir müşteri kartı, bir satış ve bir tahsilatla bakiyenin belgeden geldiğini sınayın.

Uygulama adımları

Müşteri takibi nasıl kurulur?

İlk günde temiz bir kart ve bir belge zinciri açın; geçmişin tamamını taşımayın.

  1. Müşteri kartını açın

    Sol menü → Müşteriler → Yeni müşteri’den kart oluşturun. Aynı işletmeyi ikinci kez açmamak için önce listede arayın.

  2. Satış faturasını işleyin

    Faturalar bölümünden satışı ilgili müşteriye bağlayın. Açık alacak cari bakiyede görünür.

  3. Tahsilatı faturaya bağlayın

    Tahsilat / Ödeme ekranından tahsilatı girin. Bakiye ve kasa veya banka birlikte güncellenir.

  4. Ekstreyi okuyun

    Cari detay → Cari ekstresi’nde dönem seçin. Bakiyenin hangi belgeden geldiğini tarih sırasında görün.

  5. Vadesi geçenleri süzün

    Müşteriler / Raporlar’dan bakiyesi olan ve vadesi geçen kartları ayırın. Tahsilat sırasını buna göre kurun.

Sıkça sorulan sorular

Müşteri Takip Programı — sorular

Kaynak ve güncellik

Resmî kaynaklar ve son güncelleme

Son güncelleme: . Mevzuat ve kurum uygulamaları değişebileceğinden işlem tarihinde güncel resmî açıklamaları kontrol edin.

İlgili rehberler

Diğer bilgi rehberleri

İlgili kaynaklar

Aynı konuda rehber, hesaplama ve sözlük sayfalarına geçin.

Yasal süreç tamamlandıktan sonra

Ön muhasebe kayıtlarınızı düzenleyin

Defteran; kuruluş, tescil, beyanname, bordro, SGK veya yasal muhasebe işlemlerini gerçekleştirmez. Resmî süreçler tamamlandıktan sonra fatura, cari, gelir-gider ve nakit kayıtlarınızı düzenli izlemek için kullanılabilir.

Ön muhasebe kaydı oluştur Ön muhasebeye giriş