Ön Muhasebe Programında Hangi Özellikler Olmalı?

1. Fatura ve e-belge yönetimi

Program satış ve alış faturalarını, iade ve kısmi ödeme gibi gerçek durumları desteklemelidir. e-Fatura veya e-Arşiv kullanılıyorsa belge gönderme–alma akışı ayrı bir ekranda kalmamalı; cari hesap ve tahsilatla bağlantılı çalışmalıdır.

Kira, aylık hizmet veya abonelik gibi düzenli satışta tekrarlayan fatura her dönemi yeniden yazmamayı sağlar. Taslak, gönderildi, ödendi ve gecikti gibi durumların görünür olması; belgeyi bulmayı ve aksiyon almayı kolaylaştırır. Güncel e-belge yükümlülükleri GİB ve mali müşavirle ayrıca doğrulanmalıdır.

Tek faturanın bedeli farklı tarihlerde ödenecekse taksit takibi ayrı fatura açmadan aynı belgeye vade planı kurmayı sağlar; faturaya bağlı tahsilat veya ödeme en eski açık vadeden başlayarak düşer. Sevkiyatla çalışan işletmede irsaliye kaydından satış faturasına geçilebilmesi önemlidir; e-İrsaliye için hesabınıza uygun e-belge kurulumunun tamamlanmış olması gerekir.

2. Cari hesap ve tahsilat–ödeme

Tek bir bakiye rakamı yeterli değildir. Bakiyeyi oluşturan açık faturalar, vadeler, kısmi tahsilatlar ve geçmiş hareketler görülebilmelidir. Hesap ekstresi paylaşımı ve mutabakat, yanlış anlaşılmaları azaltır.

Tahsilat veya ödeme girildiğinde ilgili fatura, cari ve kasa–banka kaydı birlikte güncellenmelidir. Aynı işlemi birden fazla yere elle yazmak veri tutarsızlığı üretir.

3. Kasa, banka, gider ve stok

Birden fazla kasa ve banka hesabı olan işletmeler hesap bazında bakiyeyi izleyebilmelidir. Giderler kategori, belge ve ödeme hesabıyla kaydedilmeli; raporda hangi kalemin sonucu oluşturduğu görülebilmelidir.

Ürün satan işletmede stok giriş–çıkışı, kritik seviye ve alış maliyeti önemlidir. Hizmet işletmesi için ağır stok özellikleri yerine teklif ve hizmet kalemleri daha değerlidir.

Kredi kullanan işletmede kalan borç ve sıradaki taksit nakit planına girmelidir. Defteran’da kredi takibi, bankanın bildirdiği faiz ve masraflar dahil toplam kalan borcu taksitlere böler; faiz hesaplamaz. Çalışanların iş için yaptığı harcamalar ise çalışan masrafları akışında belgeli talep ve yönetici onayıyla izlenir; onay, ödeme kaydı yerine geçmez.

4. Raporlama ve karar desteği

İyi rapor, yalnızca grafik göstermez; rakamın kaynağına inmenizi sağlar. Gelir–gider, nakit akışı, vade, cari risk, satış ve stok raporları filtrelenebilmeli ve temel kayıtlarla doğrulanabilmelidir.

Raporların işletme yönetimi için olduğunu, resmi mali tablo veya beyanname yerine geçmediğini unutmayın. Yasal raporlama SMMM kapsamındadır.

Defteran’da kasa ve banka raporu hesap bakiyelerini ve seçilen dönemin giriş, çıkış ve net nakit değişimini; KDV raporu ise aylık özeti ve ilgili fatura dökümünü gösterir. Her iki rapor PDF veya Excel olarak dışa aktarılabilir; KDV raporu beyanname değildir.

5. Kullanım, güvenlik ve toplam maliyet

Mobil erişim, kullanıcı rolleri, işlem geçmişi, yedekleme ve veri dışa aktarma; çekirdek finans özellikleri kadar önemlidir. Denemede destek ekibine gerçek bir soru sorun ve yanıt süresini gözlemleyin.

Aylık etikete değil toplam maliyete bakın: kullanıcı, şirket, e-belge kontörü, eğitim, destek, kurulum ve yenileme ücretlerini aynı döneme çevirin. Defteran tüm özellikleri tek pakette sunar; kullanıcı yetkilendirme dahildir, ek kullanıcı ücreti yoktur. Sayfa izni Ayarlar → Kullanıcılar’dan verilir. Plan ayrımını ve neyin dahil olduğunu ön muhasebe programı fiyatları sayfasından karşılaştırabilirsiniz. 7 günlük deneme için kredi kartı istenmez.

Ekip, belge ve müşavir düzenini de sınayın. Defteran’da dosya yönetimi belgeleri klasörlerde tutar; ajanda işleri, toplantıları ve yaklaşan vadeleri takvimde gösterir; izin yönetimi çalışan izinlerini takvimle izler. Birden fazla şirketiniz varsa şirket yönetimi kayıtları ayrı tutar; her şirketin kendi aboneliği vardır. Mali müşaviriniz mali müşavir paneli üzerinden, verilen izinler kapsamında fatura ve dosyalara erişir.