Fatura Nedir? Ön Muhasebede Fatura

Derste işlediklerimiz

Fatura nedir, neyi belgeler?

Fatura, satılan bir mal veya hizmetin tutarını, taraflarını ve vergisini gösteren yasal ticari belgedir. Üç tarafı aynı anda ilgilendirir: satıcının geliri, alıcının gideri ve vergi idaresinin izlediği KDV bu tek belgeden okunur.

Bu üçlü işlev, faturayı sıradan bir ödeme notundan ayırır. Bir satış faturasız bırakıldığında geliriniz de KDV'niz de belgesiz kalır; raporlar ve mutabakat tutmaz, ileride ispat güçleşir.

Fatura hem kâğıt hem elektronik biçimde (e-Fatura, e-Arşiv) düzenlenebilir. Taşıdığı bilgi ve zorunlu alanlar biçimden bağımsız olarak aynıdır; değişen yalnızca belgenin iletim ve saklanma biçimidir.

Faturanın zorunlu alanları

Geçerli bir faturada bulunması gereken alanlar bellidir: düzenleme tarihi, sıra veya seri numarası, satıcının adı ve vergi bilgileri, alıcının adı ve vergi bilgileri, mal veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı, KDV oranı ve tutar bloğu.

Bu alanlardan biri eksikse belge geçerli bir fatura sayılmayabilir. Örneğin alıcı bilgisi olmayan bir belge fatura değil, olsa olsa bir teklif ya da fiştir. Bu yüzden hem kestiğiniz hem aldığınız faturalarda bu alanların tamlığını kontrol etmek önemlidir.

Fatura düzenleme süresi de bir kuraldır: mal veya hizmet tesliminden itibaren yasal süre içinde kesilmelidir. Bu sürenin güncel değeri değişebildiğinden GİB duyurularından veya mali müşavirinizden doğrulanmalıdır.

Matrah, KDV ve genel toplam ayrımı

Bir faturanın tutar bloğu üç değerden oluşur ve bu üçlü ayrım faturanın kalbidir. Matrah, KDV hariç mal veya hizmet bedelidir. KDV, matrah üzerinden ilgili oranla hesaplanan vergidir ve ayrı bir satırda gösterilir. Genel toplam ise matrah ile KDV'nin toplamı, yani alıcının ödeyeceği tutardır.

Örneğin matrah 5.000 ₺ ve KDV oranı %20 ise KDV 1.000 ₺, genel toplam 6.000 ₺ olur. Matrahı genel toplamla karıştırmak hem gelir hem vergi hesabını bozar; bu yüzden faturayı okurken bu üç değeri her zaman ayrı ayrı görmek gerekir.

Bir faturada KDV ayrı gösterilmiyor, yalnızca tek bir tutar yazıyorsa, o tutarın KDV dahil mi hariç mi olduğunu netleştirmeden kayıt yapmamalısınız. Aksi halde vergiyi eksik veya fazla hesaplar, dönem KDV'nizi yanlış çıkarırsınız.

Fatura, irsaliye, fiş ve makbuz farkı

İrsaliye, malın bir yerden bir yere sevkini belgeler; 'bu mal taşındı' bilgisini taşır ama bedeli ve vergiyi göstermez. Mal önce irsaliyeyle sevk edilip faturası sonradan kesilebilir. Fatura ise bedeli ve vergiyi belgeler.

Fiş, örneğin yazarkasa fişi, genellikle nihai tüketiciye yapılan küçük satışlarda düzenlenen ve alıcı bilgisi içermeyen belgedir. Bir işletmenin giderini belgelemek için çoğu durumda faturaya ihtiyaç vardır. Makbuz ise para alışverişini, yani tahsilat veya ödemeyi belgeler; satışın kendisini değil.

Bu belgeleri karıştırmak somut sorunlara yol açar: irsaliyeyi fatura sanıp faturasını hiç kesmemek, sevk edilen malın gelirini kayıt dışı bırakır. Her belgenin işlevini bilmek, doğru belgeyle doğru kaydı yapmanızı sağlar.

Sık yapılan hatalar

İlk hata, matrahı genel toplamla karıştırmaktır. Sonucu, geliri KDV dahil tutar üzerinden hesaplayıp fazla ya da KDV'yi hiç ayırmayıp eksik göstermektir. Doğrusu, tutar bloğunda matrah, KDV ve genel toplamı her zaman ayrı okumaktır.

İkinci hata, irsaliye ile faturayı tek belge sanmaktır. Sonucu, malı sevk edip faturayı kesmemek ve satışı kayıt dışı bırakmaktır. Doğrusu, sevki irsaliyeyle, bedeli ve vergiyi faturayla belgelemektir.

Üçüncü hata, alıcı ya da vergi bilgisi eksik bir belgeyi geçerli fatura saymaktır. Sonucu, gider olarak indirilemeyen veya ispatı zayıf bir kayıt oluşmasıdır. Doğrusu, zorunlu alanların tamlığını kayıttan önce kontrol etmektir.