Defteran Blog

Muhasebeciye evrak nasıl hazırlanır?

Ay veya dönem sonunda mali müşavirinize giden set dağınıksa, hem sizin hem onun zamanı kaybolur: eksik fatura, eşleşmeyen ekstre, açıklamasız cari fark. Bu rehber, KOBİ’lerin dönem evrakını ön muhasebe düzeniyle nasıl toparlayacağını checklist halinde anlatır. Defteran resmi muhasebe, beyanname veya SGK işlemi yapmaz; yasal defter ve beyan mali müşaviriniz (SMMM) kapsamındadır. Bu yazı işbirliğini kolaylaştıran operasyon listesidir.

Konunun özeti

Bu yazıda ne öğreneceksiniz?

Dönem setinde nelerin bulunması gerektiğini, göndermeden önce hangi kontrolleri yapacağınızı ve SMMM ile net iletişim kurmayı öğrenirsiniz.

  • Dönem evrak checklist’i
  • Göndermeden önce iç kontrol
  • Sık eksik kalan belgeler
  • Ön muhasebe–SMMM sınırını koruma

Ön muhasebe ile mali müşavir işi nerede ayrılır?

Ön muhasebe; günlük fatura, tahsilat, kasa–banka ve cari izidir. Mali müşavir; resmi defter, beyanname, SGK ve yasal süreçleri yürütür. Sizin hazırladığınız set, onun işini hızlandırır ama onun yerine geçmez.

Net cümle: Defteran veya herhangi bir ön muhasebe aracı, “beyannameyi biz verdik” iddiası taşımaz. Evrak düzeni iyiyse SMMM daha az soru sorar; bu da dönem kapanışını kısaltır.

Dönem seti checklist’i

Mali müşaviriniz sektöre ve mükellefiyet türünüze göre listeyi özelleştirir. Aşağıdaki çerçeve çoğu KOBİ için ortak paydadır:

  • Giden satış faturaları / e-Fatura–e-Arşiv listesi
  • Gelen alış faturaları ve gider belgeleri
  • Banka ekstreleri (tüm hesaplar)
  • Kasa özeti veya kasa defteri çıktısı
  • Cari bakiyeler ve mümkünse mutabakat notları
  • Tahsilat–ödeme listesi (açık / kapalı)
  • Varsa stok sayım veya kritik stok hareket özeti
  • Çek–senet portföyü (varsa)
  • Personel / SGK için SMMM’nin istediği bordro girdileri (onun talimatıyla)

Göndermeden önce iç kontrol

Seti iletmeden önce kısa bir iç kontrol, geri dönüş turlarını azaltır: banka bakiyeleri ekstreyle kaba tutuyor mu? Açık satış faturaları cari ile uyumlu mu? Gelen e-Faturalar kayda alınmış mı? Dönem dışı tarihli belge karışmış mı?

Ay sonu finans kontrol listesi bu iç kontrolün kardeşidir; evrak paketi onun çıktısı gibidir.

Sık eksik kalanlar

Gelen e-Faturaların bir kısmı, nakit gider fişleri, banka masraf satırları, kredi kartı ekstreleri ve şahsi–iş ayrımı belirsiz harcamalar en sık eksik kalanlardır. Bir de “WhatsApp’ta kalan” teklif/sipariş yazışmaları: fatura var ama dayanak belgesi yok.

İletişim: SMMM neyi nasıl ister?

İlk dönemlerde mali müşavirinize sorun: dosya formatı (PDF, XML, Excel), klasör yapısı, son teslim günü, e-belge XML’lerinin ayrıca gerekip gerekmediği. Sonraki dönemlerde aynı şablonu tekrarlayın.

“Her şeyi attım” yerine checklist’e göre numaralandırılmış klasör, iki taraf için de daha az mesaj demektir.

Defteran bu işbirliğinde ne işe yarar?

Defteran; fatura, cari, kasa–banka ve raporları aynı panelde tutarak dönem setini toplamanızı kolaylaştırır. Raporlar ve finansal takip özellikleri, “ne eksik?” sorusunu görselleştirir.

Tekrar: resmi muhasebe ve beyan Defteran’ın işi değildir. Araç, günlük düzeni sağlar; yasal kapanış SMMM ile yapılır.

Uygulama adımları

Muhasebeciye dönem evrakı hazırlama

Operasyonel checklist’tir. Sizin mali müşavirinizin istediği ek belgeler ve yasal süreler onun talimatına tabidir.

  1. Dönemi ve teslim tarihini netleştirin

    Hangi ay/çeyrek kapanıyor? SMMM’nin son teslim günü nedir? Takvimi geriye doğru planlayın.

  2. Satış ve alış belgelerini toplayın

    Giden ve gelen faturaları / e-belgeleri dönem filtresiyle listeleyin. Eksik gelen e-Faturaları tamamlayın.

  3. Kasa ve banka ekstrelerini ekleyin

    Tüm hesapların ekstresini ve kasa özetini pakete koyun. Mümkünse kısa mutabakat notu ekleyin.

  4. Cari ve açık belge özetini çıkarın

    Müşteri–tedarikçi bakiyeleri ve açık faturaları raporlayın. Anlaşılmaz farkları not düşün.

  5. İç kontrol yapıp paketleyin

    Checklist’e göre klasörleyin, SMMM’nin istediği formatta iletin. Eksik varsa peşinen yazın.

Sıkça sorulan sorular

Muhasebeciye Evrak — sorular

İlgili içerikler

Diğer blog yazıları

Daha fazla içerik

Akademi ve Bilgi’ye göz atın

Günlük defter yönetimi için Akademi derslerini; şirket kuruluşu ve vergi rehberleri için Bilgi merkezini inceleyebilirsiniz. Defteran resmi muhasebe, beyanname veya SGK işlemleri yapmaz.

Akademi müfredatı Bilgi merkezi