Ön Muhasebede Ay Sonu Kontrolleri

Derste işlediklerimiz

Ay sonu kapanışı nedir ve neden yapılır

Ay sonu kapanışı, yeni bir işlem girmek değil, ay boyunca girdiğiniz kayıtların gerçeği yansıttığını doğrulamaktır. Amaç, panelde görünen her bakiyenin somut karşılığıyla (kasadaki nakit sayımı, banka ekstresi, depodaki fiili stok, karşı tarafın hesap özeti) birebir örtüştüğünü teyit etmektir.

Bu rutini yapmanın nedeni basittir: kayıt hataları kaçınılmazdır. Bir tahsilat girilmemiş, bir komisyon atlanmış, bir fatura yanlış tarihe düşmüş olabilir. Bu hatalar oluştukları ayda küçük ve kolay bulunurken, aylara yayıldıkça birikip büyür ve kaynağını bulmak neredeyse imkânsızlaşır. Kapanış, hatayı doğduğu ayda yakalamanın disiplinidir.

Düzenli kapanış aynı zamanda raporlarınıza güven kazandırır. Doğrulanmamış bir bakiyeye dayanarak kâr, nakit veya alacak kararı vermek risklidir. Ay kapatıldığında, o dönemin tüm rakamları teyit edilmiş olur ve bir sonraki aya temiz bir başlangıç noktası devredilir.

Altı maddelik kapanış listesi

Kapanış gelişigüzel değil, sabit bir listeye bağlı yapılır. Böylece hiçbir kalem atlanmaz. Standart liste altı maddedir: kasa, banka, cari, stok, belge ve KDV. Her ay bu altı kalem sırayla doğrulandığında dönem kapatılır.

Listenin sırası önemsizdir; önemli olan altı kalemin de her ay istisnasız kontrol edilmesidir. Zamanla bu rutin birkaç dakikaya iner, çünkü kayıtlar gün gününe tutulduğunda farklar küçük ve az olur.

• Kasa: fiili nakit sayımı, kayıttaki kasa bakiyesiyle karşılaştırılır.
• Banka: banka ekstresi, kayıttaki banka bakiyesiyle satır satır eşleştirilir.
• Cari: müşteri ve tedarikçi bakiyeleri, karşı taraftan alınan hesap özetiyle mutabık kılınır.
• Stok: depodaki fiili sayım, stok raporundaki miktarla karşılaştırılır.
• Belge: ayın tüm alış, satış ve gider belgelerinin sistemde ve klasörde eksiksiz olduğu teyit edilir.
• KDV: dönemin hesaplanan ve indirilecek KDV'si özetten kontrol edilir.

Mutabakat: kayıt ile gerçeği karşılaştırma

Kapanışın kalbi mutabakattır. Mutabakat, işletmenizin kaydını bağımsız bir dış kaynakla karşılaştırıp ikisinin aynı olduğunu doğrulamaktır. Banka için bu dış kaynak ekstredir; tedarikçi ve müşteri için karşı tarafın hesap özetidir; kasa için fiziksel para sayımıdır; stok için depodaki fiili sayımdır.

Dış kaynakla karşılaştırmanın gücü, tek taraflı hatayı ortaya çıkarmasıdır. Kendi kaydınıza kaç kez bakarsanız bakın, hiç girmediğiniz bir işlemi göremezsiniz; çünkü kayıtta zaten yoktur. Ancak banka ekstresini yanına koyduğunuzda, ekstrede olup sizde olmayan hareket hemen görünür. Bu yüzden mutabakat, iç kontrolün yerini tutmayan vazgeçilmez bir adımdır.

Kayıt ile dış kaynak uyuşmuyorsa, fark ne kadar küçük olursa olsun bırakılmaz. Küçük farklar genellikle en sinsi olanlardır: birkaç liralık bir komisyon ya da kuruş farkı, aslında girilmemiş daha büyük bir işlemin belirtisi olabilir. Fark kapatılana kadar dönem kapatılmaz.

Farkın kaynağını bulmak

Bir fark çıktığında panik yapmaya gerek yoktur; farkların kaynağı genellikle birkaç tipik durumdan biridir. En sık görülenler: girilmemiş bir banka komisyonu veya POS kesintisi, atlanmış bir tahsilat ya da ödeme, yanlış tarihe veya yanlış cariye işlenmiş bir kayıt ve mükerrer girilmiş bir fatura.

Farkı bulmanın pratik yolu, iki listeyi satır satır karşılaştırmaktır. Ekstredeki her hareketi kendi kaydınızda işaretleyin; işaretlenmeden kalan satır, eksik ya da fazla kaydı gösterir. Fark tutarının kendisi de ipucu verir: yuvarlak olmayan küçük bir tutar çoğu zaman komisyon, büyük ve yuvarlak bir tutar ise atlanmış bir işlemdir.

Bakiyesi sıfır görünen carilerin de kontrol edilmesi gerekir. Sıfır bakiye her zaman işlemin tamamlandığı anlamına gelmez; alacak bir çeke dönüşmüş ya da bir ödeme yanlış tarafa işlenip tesadüfen dengelenmiş olabilir. Bu yüzden çek portföyü ve hareketli sıfır bakiyeli cariler de kapanış turuna dahil edilir.

Sık yapılan hatalar

En büyük hata, mutabakat yapmadan dönemi kapatmaktır. Bakiyeler "yaklaşık doğru" göründüğü için kontrol atlanır; ancak küçük fark bir sonraki ay büyüyerek geri döner ve kaynağını bulmak katlanarak zorlaşır. Doğrusu, her farkın oluştuğu ayda bulunup kapatılmasıdır.

İkinci hata, kapanışı yalnızca kasa ve bankayla sınırlamaktır. Nakit doğrulanır ama cari, stok ve belgeler atlanır; oysa cari mutabakatı yapılmayan bir alacak yıllarca yanlış kalabilir, sayılmayan stok ise kârı bozar. Doğrusu, altı kalemin tamamını her ay kontrol etmektir.

Üçüncü hata, kapanışı ay bittikten çok sonra yapmaktır. Aradan haftalar geçince belgeler kaybolur, hareketler unutulur ve farkın nedenini hatırlamak zorlaşır. Doğrusu, kapanışı dönem biter bitmez, kayıtlar tazeyken yapmaktır.