Online Ön Muhasebe Programı Nedir?

Online ön muhasebe programı nasıl çalışır?

Kayıtlar yerel bir bilgisayardaki dosya yerine hizmet sağlayıcının yönettiği çevrimiçi altyapıda tutulur. Kullanıcı hesabıyla giriş yapan ekip; satış ve alış belgelerini, müşteri–tedarikçi bakiyelerini, tahsilatları ve finansal özetleri aynı veri seti üzerinden görür.

Bir satış faturası oluşturulduğunda cari bakiye, tahsilat kaydı girildiğinde kasa veya banka hareketi güncellenebilmelidir. Online olmanın gerçek değeri yalnızca uzaktan erişim değil, bu kayıtların birbirinden kopmadan çalışmasıdır.

Bulut ve masaüstü program arasındaki farklar

Masaüstü yazılım çoğunlukla belirli cihaza ve yerel kurulum düzenine bağlıdır. Bulut yazılım tarayıcıdan çalışır, güncellemeler sağlayıcı tarafından uygulanır ve farklı konumlardaki kullanıcılar aynı güncel kayda erişebilir.

Buna karşılık internet erişimi, hizmet sürekliliği ve sağlayıcının veri politikası daha kritik hale gelir. Seçimde çevrimdışı alışkanlıklar, şube sayısı, kullanıcı rolleri ve dışa aktarma ihtiyacı birlikte değerlendirilmelidir.

• Cihaz bağımsız erişim ve merkezi güncelleme
• Çok kullanıcılı çalışma ve rol bazlı yetki
• Yerel yedek yerine sağlayıcı tarafından yönetilen yedekleme
• İnternet ve hizmet sağlayıcı sürekliliğine bağımlılık

Hangi işletmeler için uygundur?

Birden fazla cihazdan çalışan, saha veya şube ekibi bulunan, işletme rakamlarını ofis dışında da görmek isteyen KOBİ’ler için online model güçlü bir seçenektir. Tek kişilik işletmelerde ise bakım ve yedekleme yükünü azaltması öne çıkar.

Stoklu ticaret yapan işletme ürün hareketlerini; hizmet işletmesi teklif, fatura ve tahsilatı; büyüyen ekipler kullanıcı yetkilerini önceliklendirmelidir. Her işletmenin bütün modüllere ihtiyacı yoktur.

Güvenlik ve veri sahipliği kontrolü

Finansal kayıtlar müşteri, tedarikçi ve çalışan bilgileri içerebilir. Güçlü parola ve erişim yetkileri kadar, hizmet sağlayıcının yedekleme yaklaşımı, gizlilik metinleri ve hesap kapatıldığında verinin hangi biçimde alınabildiği de incelenmelidir.

Deneme sırasında en az bir veri dışa aktarma işlemi yapın. Sadece ekranda rapor görmek yeterli değildir; cari, fatura ve hareket kayıtlarının kullanılabilir biçimde alınabildiğini doğrulayın.

Defteran ile online ön muhasebe

Defteran; cari hesap, e-Fatura ve e-Arşiv, tahsilat–ödeme, kasa–banka, stok, teklif ve finansal raporları web, iOS ve Android üzerinden aynı hesapta toplar. Böylece işletme sahibi ve yetkili ekip güncel kayda farklı cihazlardan erişebilir. Ayarlar → Kullanıcılar’dan ekibe kullanıcı ekleyip sayfa izni verebilirsiniz; erişim şirket kaydına bağlıdır.

Birden fazla şirketiniz varsa şirket yönetimi ile her şirketin kayıtlarını ayrı tutar, yetkili olduğunuz şirketler arasında geçiş yaparsınız; her şirketin kendi aboneliği vardır. Mali müşaviriniz ise davet ve onayla kurulan bağlantıyla mali müşavir paneli üzerinden, verilen izinler kapsamında faturalara ve dosyalara erişir.

7 günlük deneme süresinde örnek veri yerine kendi gerçek akışınızdan birkaç fatura, cari ve tahsilat kaydıyla sistemi sınayabilirsiniz. Kredi kartı gerekmez; resmi muhasebe ve beyan süreçleri mali müşavirinizle yürütülmeye devam eder.