e-İrsaliyeye geçiş nasıl yapılır?

e-İrsaliye nedir? Kısa tanım

Sevk irsaliyesi, malın bir yerden başka bir yere fiilen gönderildiğini belgeleyen belgedir. e-İrsaliye bu belgenin elektronik ortamda, GİB kurallarına uygun üretilmiş halidir. Amaç; sevk anını kayıt altına almak ve kâğıt irsaliye dağınıklığını azaltmaktır.

Temel kavramlar için sözlükteki e-İrsaliye maddesine de bakabilirsiniz. Bu yazı geçiş ve operasyon düzenine odaklanır.

e-Fatura ile aynı şey mi?

Hayır. e-Fatura satışın mali belgesidir; e-İrsaliye sevkin belgesidir. Aynı siparişte önce sevk (irsaliye), sonra fatura (veya belirli kurallarda irsaliye yerine geçen fatura) gündeme gelebilir. İkisini karıştırmak, hem stok hem cari kaydını bozar.

Birçok işletme e-Fatura’ya geçtikten sonra e-İrsaliye kapsamına da girer veya gönüllü geçer. Sıra ve kapsam faaliyetinize göre değişir; e-Fatura geçiş rehberimizle birlikte okuyun ama niyetleri ayırın: biri faturalama, diğeri sevk.

• e-Fatura: satış / mali belge
• e-İrsaliye: sevk / lojistik belge
• Stok çıkışı irsaliye ile, cari borç fatura ile hizalanır
• Kapsam ve tarihler GİB + mali müşavir

Kimler geçer? Kesin had yazmıyoruz

Zorunluluk; ciro, sektör ve GİB tebliğleriyle belirlenir ve zaman içinde güncellenir. Bu sayfada güncel had uydurmak yerine şunu netleştiriyoruz: geçiş kararı veya zorunluluk kontrolü için GİB duyurularını ve mali müşavirinizi kullanın.

İsteğe bağlı geçiş de mümkündür: sevk hacmi yüksek, saha dağıtımı yoğun işletmeler kâğıt irsaliye takibini bırakmak için erken geçebilir.

Geçiş öncesi hazırlık

e-Fatura altyapısıyla benzer ihtiyaçlar vardır: elektronik kimlik (mali mühür / e-imza), başvuru veya entegratör hesabı, güncel alıcı ve sevk adresi bilgileri. Ayrıca ürün/stok kartlarınızın kod, birim ve açıklamalarının tutarlı olması ilk e-İrsaliyelerde hata riskini düşürür.

Operasyon tarafında sevk fişi kim tarafından, ne zaman kesilecek netleşmelidir. Depo ile muhasebe farklı sistem kullanıyorsa, e-İrsaliye kesildiği anda stok çıkışının da aynı anda düşmesi gerekir.

• Mali mühür veya e-imza
• GİB / entegratör kaydı ve test
• Alıcı, sevk adresi, plaka bilgilerinin güncelliği
• Ürün kartı ve birim tutarlılığı
• Depo–ön muhasebe sevk akışının tekilleşmesi

Stok ve sevk düzeni

e-İrsaliye yalnızca “belge üretmek” değildir; stoktan malın çıktığını da işaret eder. Belge kesilip stok düşülmezse envanter şişer; stok düşülüp belge gecikirse saha denetiminde eksik evrak riski doğar.

İyi düzende: sipariş veya sevk talimatı → e-İrsaliye → stok çıkışı → (sonra) fatura. Bu sıra sektöre göre esneyebilir; önemli olan tek bir kaynağın doğru kabul edilmesidir.

Sık yapılan hatalar

Geçişi son ana bırakmak, adres ve vergi numarası hatalı alıcı kartları, e-İrsaliyeyi stoktan kopuk kesmek, e-Fatura ile irsaliyeyi aynı belge sanmak ve gelen iade sevkleini kayda almamak en sık görülen hatalardır.

• Zorunluluk tarihine kadar ertelemek
• Eksik / hatalı sevk adresi
• Stok düşümü olmadan belge kesmek
• İade ve kısmi sevkleri takip etmemek

Defteran tarafında ne bakılır?

Defteran e-belge ailesinde e-İrsaliye süreçlerini ürün kapsamında destekler; kurulum ve geçiş detayı için destek ekibi yönlendirir. Amaç, sevk belgesini stok ve satış akışından koparmamaktır.

Mükellefiyet kapsamınızı hiçbir yazılım belirlemez. Zorunluluk ve başvuru zamanlaması için mali müşaviriniz ve GİB kaynakları esastır.