Ön Muhasebede Tahsilat ve Ödeme İşlemleri

Derste işlediklerimiz

Tahsilat, ödeme ve faturayla ilişkisi

Tahsilat, bir müşteriden alacağınıza karşılık para almanızdır; ödeme ise bir tedarikçiye borcunuza karşılık para vermenizdir. İkisi de birer para hareketidir ve ön muhasebede yalnızca kasa ya da banka bakiyesini değiştirmekle kalmaz, aynı zamanda ilgili cari hesabı da hareketlendirir. Bu yüzden bir tahsilat veya ödeme, durduğu hesaptan (kasa/banka) ve karşılık geldiği taraftan (müşteri/tedarikçi) ayrı düşünülemez.

Bu işlemleri anlamanın anahtarı, faturayla tahsilatın ayrı zamanlarda gerçekleşebilmesidir. Vadeli bir satışta önce fatura kesilir; bu, gelirin ve müşteriden alacağın doğduğu andır. Bedel ise günler sonra, tahsilat kaydedildiğinde gelir. Muhasebe dilinde gelirin belgeyle doğması tahakkuk, paranın fiilen el değiştirmesi ise nakit hareketidir. Ön muhasebe her ikisini de ayrı ayrı kaydeder.

Önemli bir ayrım da şudur: tedarikçiye yaptığınız ödeme bir gider değildir. Gider, mal veya hizmeti aldığınız anda alış faturası ya da gider fişiyle çoktan oluşmuştur. Ödeme yalnızca o borcu kapatan para hareketidir. Aynı şekilde müşteriden aldığınız tahsilat yeni bir gelir değildir; gelir fatura kesildiğinde yazılmıştır, tahsilat sadece alacağı nakde çevirir. Bu ayrım karıştırıldığında aynı tutar iki kez sayılır.

Para hareketini doğru faturaya eşlemek

Bir tahsilat kaydedilirken hangi faturanın karşılığı olduğu belirtilmelidir. Eşleme yapıldığında sistem o faturayı kapatır veya kalanını düşürür; böylece hangi faturanın ödendiği, hangisinin açık durduğu her an bellidir. Eşleme yapılmadan yalnızca cari hesaba para girdi denirse kasa doğru artar ama hangi borcun kapandığı belirsiz kalır ve fatura bazında takip bozulur.

Bir müşterinin birden fazla açık faturası olduğunda eşleme daha da önemlidir. Gelen para genellikle en eski vadeli faturadan başlayarak kapatılır; ancak müşteri belirli bir faturayı işaret ediyorsa o faturaya bağlanır. Doğru eşleme, ileride yapılacak mutabakatın, yani iki tarafın kayıtlarının birbirini tutmasının temelidir. Yanlış faturaya bağlanan bir tahsilat, toplam bakiyeyi doğru gösterse bile fatura düzeyinde tabloyu bozar.

Cari bakiyenin yönü bu noktada okumayı yönlendirir. Müşteri carisinde alacak bakiyesi, o müşterinin size borçlu olduğu tutardır ve tahsilat yapıldıkça azalır. Tedarikçi carisinde borç bakiyesi, sizin o tedarikçiye borcunuzdur ve ödeme yaptıkça azalır. Her para hareketinden sonra ilgili cari kartın bakiyesini kontrol etmek, kaydın doğru yönde işlediğini teyit etmenin en pratik yoludur.

Kısmi ödeme, fazla ödeme ve avans

Gelen para faturanın tamamını karşılamıyorsa buna kısmi tahsilat denir. Fatura kapanmaz; kalan tutar açık alacak olarak vade takibinde kalır. Örneğin 5.000 TL'lik bir faturanın 3.000 TL'si tahsil edildiğinde geriye 2.000 TL açık kalır ve bu tutar cari bakiyede görünmeye devam eder. Aynı mantık tedarikçiye kısmi ödemede de geçerlidir: borcun bir kısmı kapanır, kalanı durur.

Bazen tersi olur ve faturadan fazla ya da fatura kesilmeden önce para alınır. Henüz bir faturaya karşılık gelmeyen tahsilata avans denir. Avans, müşteri carisinde ters yönde bir bakiye oluşturur: normalde alacaklı olduğunuz müşteriye, iş teslim edilene kadar bu tutar kadar borçlanmış olursunuz. Fatura kesildiğinde avans o faturaya mahsup edilir ve bakiye normale döner.

Kısmi ve avans durumlarını doğru işlemek nakit akışını gerçekçi görmenizi sağlar. Açık kalan tutarlar vade takibinde durduğu için hangi müşteriden ne zaman ne kadar bekleneceği; avanslar kaydedildiği için de hangi işin bedelinin peşin alındığı nettir. Bu ayrımlar tutulmazsa tahsil edilmemiş alacaklar tahsil edilmiş gibi görünür ve nakit planı yanılır.

Hangi hesaptan: nakit, banka ve diğer araçlar

Her tahsilat ve ödeme bir hesaba dokunur. Elden alınan-verilen para kasaya, havale veya EFT ile geçen para banka hesabına işlenir. Doğru hesabın seçilmesi, sonraki derslerde ele alınan kasa sayımı ve banka ekstresi mutabakatının tutması için şarttır. Nakit tahsil edilen bir satışı yanlışlıkla bankaya işlemek, hem kasa hem banka bakiyesini bozar.

Ödeme aracı her zaman nakit veya havale olmayabilir. Müşteri borcuna karşılık çek verebilir; bu durumda cari kapanır ama kasaya para girmez, çek portföye alınır ve tahsili vadesine bağlıdır. Çek ve senet ayrı bir dersin konusudur; burada bilinmesi gereken, ödeme aracının cariyi kapatması ile paranın fiilen hesaba geçmesinin farklı anlar olabileceğidir.

Sık yapılan hatalar

Tahsilatı faturaya bağlamamak: para hareketi cariye serbest girildiğinde o an bakiye doğru görünür, ancak hangi faturanın kapandığı kaybolur ve ay sonu mutabakatında tutarlar eşlenemez. Doğrusu, her tahsilat ve ödemeyi ilgili faturayla eşlemektir.

Ödemeyi ikinci kez gider yazmak: tedarikçiye yapılan ödemeyi ayrıca gider olarak kaydetmek aynı masrafı iki kez sayar ve dönem kârını olduğundan düşük gösterir. Ödeme yalnızca borcu kapatan para hareketidir; gider zaten faturayla oluşmuştur.

Yanlış hesabı seçmek: nakit alınan tutarı bankaya, bankadan geçeni kasaya işlemek iki hesabın da sayım veya ekstre ile tutmamasına yol açar. Her hareket fiilen paranın girdiği hesaba kaydedilmelidir. Kısmi tahsilatı tam kapama sanmak da yaygındır: kalan tutar takip edilmezse alacak unutulur.