Ön Muhasebede İlk Satış

Derste işlediklerimiz

Satış faturası neyi kesinleştirir?

Satış faturası, müşterinize sattığınız mal veya hizmetin resmi belgesidir ve gelirinizin doğduğu andır. Kaydedildiğinde iki şey kesinleşir: sattığınız kalemler stoktan düşer ve satış geliri tabloya yazılır.

Bir faturanın kesilmesi, o satışı 'olmuş' saymanın koşuludur. Fatura kesilmeden yapılan bir teslimat ne gelir ne KDV olarak görünür; raporlarınız ve müşteri bakiyeniz gerçeği yansıtmaz, ileride ispat da güçleşir.

Gelir, paranın tahsil edilmesinden bağımsız olarak fatura anında doğar. Bu ilkeyi bir sonraki bölümde ayrıntılandıracağız, çünkü ön muhasebedeki birçok hata tam olarak bu noktada, geliri nakitle karıştırmakla başlar.

Fatura kesmek ile tahsilat ayrı işlemlerdir

Fatura kesmek satışı belgelemektir; tahsilat ise bedeli fiilen almaktır. Bu iki işlem çoğu zaman aynı anda gerçekleşmez. Vadeli bir satışta önce fatura kesilir, para haftalar sonra gelir.

Bu ayrımı korumazsanız, kesilmiş her faturayı tahsil edilmiş nakit gibi düşünür ve elinizde olmayan parayı harcamayı planlarsınız. Gelir tablonuz güçlü görünürken kasanız boş olabilir; işletmeleri en çok zorlayan durum tam olarak budur.

Defteran'da satış faturası kesmek carinizde alacak oluşturur; parayı ise ayrı bir tahsilat kaydı kasaya veya bankaya taşır. İki kaydın ayrı tutulması, hem gerçek gelirinizi hem gerçek nakdinizi aynı anda doğru gösterir.

Peşin satış ile vadeli satış farkı

Peşin satışta müşteri bedeli fatura anında öder; para aynı anda kasanıza veya bankanıza girer ve carisinde borç kalmaz. Vadeli satışta ise fatura kesilir ama para gelmez; müşteri carisinde bir alacak oluşur ve bu alacak, müşteri ödediğinde kapanır.

Her iki durum da gerçek bir satıştır ve gelir aynı biçimde doğar; tek fark tahsilatın zamanıdır. Bu yüzden ödeme durumunu doğru işaretlemek nakit görünümünüz için belirleyicidir.

Örneğin KDV hariç 2.000 ₺'lik bir satışta %20 KDV 400 ₺, genel toplam 2.400 ₺ olur. Satış peşinse kasanız 2.400 ₺ artar; vadeliyse müşteri carinizde 2.400 ₺ alacak oluşur ve kasa değişmez.

Satışın stoğa etkisi

Satış faturasında ürün kartından seçtiğiniz her kalem, satılan miktar kadar stoktan otomatik düşer. Böylece elinizde kalan stok raporlardan her an izlenebilir ve stoğu elle düşürmenize gerek kalmaz.

Stok takibinin doğru olması için satışta mutlaka ürün kartını seçmek gerekir. Kalemi serbest metin olarak yazarsanız gelir kaydolur ama stok düşmez; bu, satılan malın stokta hâlâ duruyormuş gibi görünmesine yol açar.

Hizmet satışında stok düşüşü olmaz, çünkü hizmetin fiziksel bir stoğu yoktur; yalnızca gelir ve KDV doğar. Ürün ve hizmet aynı ekrandan kesilir; aralarındaki tek fark stok etkisindedir.

e-Fatura ve e-Arşiv: belgenin iletim biçimi

e-Fatura ve e-Arşiv, faturanın elektronik olarak düzenlenip iletilme biçimleridir. Hangisinin düzenleneceği alıcının mükellefiyet durumuna bağlıdır: alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse e-Fatura, değilse e-Arşiv fatura düzenlenir.

Belge türü, satışın gelir ve stok kaydını değiştirmez; yalnızca faturanın nasıl iletileceğini belirler. Defteran, müşterinin mükellefiyet durumu kayıtlı olduğunda uygun türü önerir.

Kimin e-Fatura, kimin e-Arşiv kullanacağını belirleyen eşikler ve kurallar zaman zaman güncellenir. İşletmenizin bu kapsama girip girmediğini GİB duyurularından veya mali müşavirinizden doğrulamanız gerekir.

Sık yapılan hatalar

İlk hata, vadeli satışı tahsil edilmiş saymaktır. Sonucu, henüz gelmemiş para üzerinden harcama planlamaktır. Doğrusu, vadeli satışta yalnızca alacak oluştuğunu bilmek ve parayı ayrı bir tahsilat kaydıyla izlemektir.

İkinci hata, faturayı ürün kartı yerine serbest metinle kesmektir. Sonucu, gelir doğar ama stok düşmez; stok raporu gerçekte olduğundan yüksek görünür. Doğrusu, kalemi her zaman ürün kartından seçmektir.

Üçüncü hata, satış yapıldığı halde faturayı geciktirmek veya hiç kesmemektir. Sonucu, gelir ve KDV belgesiz kalır, mutabakat tutmaz. Doğrusu, her teslimatı yasal süresi içinde faturalandırmaktır.