Ön Muhasebede Ürün ve Stok Yönetimi

Derste işlediklerimiz

Ürün kartı ve işlevi

Ürün kartı, satılan veya alınan bir kalemin Defteran'daki kimliğidir: kod, ad, birim, KDV oranı ve fiyatlar tek yerde tutulur. Kart bir kez açılır; sonrasında her teklif ve faturada bu karttan seçilir, aynı bilgiler yeniden girilmez. Bu, hem hız kazandırır hem de yazım hatalarını önler.

Ürün kartı aynı zamanda stok takibinin başlangıcıdır. Kart açıldığında stok miktarı sıfırdır; alış kaydedildikçe miktar artar, satış kaydedildikçe azalır. Böylece kalan stok her an raporlardan izlenir ve elle sayıma bağımlılık azalır.

Kartın düzenli kurulması, sonraki tüm işlemlerin temelini oluşturur. Yanlış birim veya yanlış KDV oranıyla açılan bir kart, o kalemin girdiği her faturayı hatalı yapar. Bu yüzden kartı ilk açışta doğru kurmak, sonradan onlarca kaydı düzeltmekten çok daha kolaydır.

Stok takibi mantığı

Stok takibi, bir malın ne kadar girdiğini, ne kadar çıktığını ve elde ne kadar kaldığını izlemektir. Her alış stoğa giriş, her satış stoktan çıkıştır; kalan miktar bu ikisinin farkıdır. Ön muhasebe yazılımı bu hesabı otomatik yaptığı için, faturaları doğru girdiğinizde stok kendiliğinden güncel kalır.

Güncel stok, iki yönlü fayda sağlar. Bir yandan elde ne olduğunu bilerek eksik kalan malı zamanında sipariş edersiniz; öte yandan fazla mal bağlayıp nakdinizi gereksiz yere kilitlemekten kaçınırsınız. Stok görünürlüğü, satın alma kararlarının temelidir.

Birçok işletme kritik stok seviyesi belirler: bir ürün bu seviyenin altına indiğinde yeniden sipariş verilmesi gerektiğini gösterir. Kritik stok, satışın hiç durmaması ile depoda gereksiz mal biriktirilmemesi arasındaki dengeyi kurar.

Fiyatın KDV hariç girilmesi ve brüt kâr

Defteran'da satış ve alış fiyatı KDV hariç, yani matrah olarak girilir; KDV oranı ayrı bir alanda seçilir. Faturada sistem KDV'yi bu orandan hesaplayıp fiyatın üstüne ekler. Örneğin KDV hariç 1.000 TL'lik bir kaleme %20 uygulandığında 200 TL KDV eklenir ve fatura 1.200 TL olarak oluşur.

Bu ayrımın nedeni, KDV'nin işletmenin geliri olmamasıdır; KDV tahsil edilip devlete aktarılan bir tutardır. Fiyatı KDV hariç tutmak, hem satış gelirini hem KDV'yi ayrı ve doğru izlemeyi sağlar. Fiyatı KDV dahil girmek, sistemin bir kez daha KDV eklemesine ve tutarların şişmesine yol açar.

Alış ve satış fiyatı birlikte girildiğinde kartta birim brüt kâr da görünür: satış fiyatı ile alış fiyatının farkı. Örneğin KDV hariç 400 TL'ye alınıp 600 TL'ye satılan bir kalemde birim brüt kâr 200 TL'dir. Bu, kalem başına kazancı hızlıca görmenin en basit yoludur; ancak nihai kârda giderlerin de düşüleceği unutulmamalıdır.

Ürün, hizmet, birim ve kod

Ürün ve Hizmetler ekranı hem fiziksel ürün hem de hizmet için kullanılır, ancak ikisi farklı davranır. Fiziksel üründe stok takibi işler: miktar girer, çıkar ve kalan izlenir. Hizmette ise elde tutulan bir stok olmadığından stok takibi işlevsizdir; yalnızca fiyat ve KDV bilgisi anlamlıdır.

Birim, kalemin nasıl ölçüldüğünü belirtir: adet, kilogram, metre, saat gibi. Doğru birim seçmek, hem faturanın anlaşılır olmasını hem stok miktarının doğru sayılmasını sağlar. Hizmetlerde birim çoğunlukla saat veya adet olur.

Kod ve barkod, kalemi hızlı bulmaya yarar. Kod genellikle sistem tarafından önerilebilir; barkod ise isteğe bağlıdır ve sonradan da eklenebilir. Kartın ad, birim, fiyat ve KDV oranıyla açılması, o kalemin faturada kullanılması için yeterlidir.

Sık yapılan hatalar

En yaygın hata, satış fiyatını KDV dahil düşünüp fiyat alanına dahil tutarı girmektir. Sistem bu tutarın üstüne bir kez daha KDV ekler ve fatura olması gerekenden yüksek çıkar. Doğrusu, fiyatı her zaman KDV hariç girmek ve KDV oranını ayrı alanda belirtmektir.

İkinci hata, aynı kalem için birden çok kart açmaktır. Aynı ürün farklı isimlerle birkaç kez tanımlanırsa stok ve satış rakamları bu kartlara bölünür; kalemin gerçek toplam hareketi görünmez olur. Doğrusu, her kalem için tek kart tutup her faturada aynı karttan seçmektir.

Üçüncü hata, hizmet kalemlerinde stok takibi beklemektir. Hizmetin elde tutulan bir stoğu olmadığından miktar takibi anlam taşımaz; hizmeti stoklu bir ürün gibi kurmak yanıltıcı stok raporlarına yol açar. Hizmet için yalnızca fiyat ve KDV bilgisini doğru girmek yeterlidir.