Çalışan masrafı gider fişi değildir
Çalışan işletme adına bir harcamayı kendi cebinden yaptığında, ortada çalışana geri ödenmesi gereken bir tutar vardır. Bu tutarın ödenmesinden önce harcamanın işe ait olduğu ve belgesinin bulunduğu kontrol edilmelidir; aksi hâlde belgesiz veya mükerrer ödemeler birikir.
Çalışan masrafı akışı, çalışanın panelinden ilettiği harcamayı ve yöneticinin kararını takip eder. Kira, yakıt veya ofis gideri gibi işletmenin genel harcamaları ise Alışlar bölümünde gider fişiyle kaydedilir. Masraf onayı para transferi yapmaz; gerçekleşen ödeme ayrıca ödeme sürecinde takip edilir.
Uygulama Adımları
4 adımÇalışan masrafı iletir
Menü yoluÇalışan harcama bilgilerini ve belgesini girip onaya gönderir.
İşlem sonucu
Bekleyen masraf talebi oluşur.
Talebi inceleyin
Menü yoluİlgili dönemdeki masrafı ve belgesini açın.
İşlem sonucu
Tutar ve harcama bilgileri birlikte görünür.
Kararı kaydedin
Menü yoluOnay veya ret kararını verin; onay sırasında ödeyen tarafı kontrol edin.
İşlem sonucu
Talep durumu ve ödeyen taraf kayda geçer.
Ödemeleri kontrol edin
Menü yoluDönem masraflarını çalışan ödeme kayıtlarıyla birlikte inceleyin.
İşlem sonucu
Ödenecek tutarları doğru kayıtlarla değerlendirebilirsiniz.
Uygulama notuAynı harcamayı tekrar ödemeden önce kaydı kontrol edin.
Dikkat Edilmesi Gerekenler
Masraf onayını ödeme yapılmış saymak.
Çalışana henüz ödenmemiş tutar kapanmış gibi görünür ve takipten düşer.
Doğru uygulamaOnay bir değerlendirme kaydıdır; gerçekleşen ödemeyi ayrıca takip edin.
Ödeyen tarafı kontrol etmeden onaylamak.
Şirketin ödediği bir harcama, çalışanın cebinden çıkmış gibi değerlendirilip tekrar ödenebilir.
Doğru uygulamaOnay sırasında ödeyen tarafı çalışan veya şirket olarak doğru belirtin.
Belgesi eklenmemiş masrafı onaylamak.
Harcamanın dayanağı olmaz; mali müşavir tarafında ispat sorunu çıkar.
Doğru uygulamaTalebe harcama belgesinin eklendiğini kontrol edip öyle karar verin.
Sıkça Sorulan Sorular
Çalışan masrafı ile gider fişi arasındaki fark nedir?
Çalışan masrafı, çalışanın panelinden ilettiği harcama ve yöneticinin onay sürecidir. İşletmenin genel alış ve gider kayıtları ise Alışlar bölümünde, gider fişi veya alış faturasıyla yönetilir.
Masraf onayı para transferi yapar mı?
Hayır. Onay bir değerlendirme kaydıdır. Gerçekleşen ödeme ayrıca ödeme sürecinde takip edilir.
Şirketin ödediği masrafı ayırabilir miyim?
Evet. Değerlendirmede ödeyen tarafı çalışan veya şirket olarak belirtirsiniz; böylece şirketin ödediği harcama çalışanın cebinden çıkan harcamadan ayrılır.
Çalışan harcama belgesi ekleyebilir mi?
Evet. Çalışan panelindeki masraf talebine harcama belgesi ekleyebilir; belgeyi talebi incelerken tutarla birlikte görürsünüz.