Ön Muhasebede Gelir Gider Takibi

Derste işlediklerimiz

Gelir-gider takibi ve gider fişinin yeri

Gelir, mal veya hizmet satışından elde ettiğiniz tutardır; gider ise bu geliri elde etmek için katlandığınız maliyettir: kira, elektrik, internet, nakliye, komisyon gibi. Gelirler faturayla belgelenir; giderlerin bir kısmı alış faturasıyla, bir kısmı gider fişiyle kaydedilir. Doğru takibin özü, hem gelirin hem giderin eksiksiz kaydedilmesidir; çünkü kâr ancak ikisi birden doğru olduğunda gerçeği yansıtır.

Gider fişi ile alış faturası arasındaki ayrım önemlidir. Satmak için aldığınız mal stoktur ve alış faturasıyla girilir; satıldığında maliyete dönüşür. Kira, nakliye, elektrik gibi kalemler ise geriye satılacak bir stok bırakmaz, tükenir; bunlar gider fişiyle kaydedilir. İki kalemin ayrı ekranlarda tutulması, hem stoğun hem giderin doğru izlenmesini sağlar.

Giderler, gelirlere göre gözden kaçmaya daha yatkındır. Bir satış unutulmaz çünkü karşılığında para beklenir; ama küçük bir nakit gider belgesi cebe atılıp kaydedilmeyebilir. Her giderin belgesini aynı gün kaydetmeyi alışkanlık haline getirmek, dönem sonunda kârın olduğundan yüksek görünmesini önler.

Giderin KDV'sini ayırmak

Bir gider belgesindeki tutar çoğunlukla KDV dahildir; ancak ön muhasebede giderin kendisi ile KDV'si ayrı ayrı işlenir. Ödediğiniz KDV, işletmenin indirilecek KDV'sidir: satışlarınızda tahsil ettiğiniz KDV'den düşülür ve devlete ödenecek KDV'yi azaltır. Yani gider belgesindeki KDV bir maliyet değil, geri kazanılan bir alacaktır.

Bu yüzden gider fişi kesilirken hizmet bedeli ile KDV ayrı girilir. Örneğin KDV hariç 1.000 TL'lik bir nakliye hizmetinde %20 KDV 200 TL'dir ve toplam 1.200 TL ödenir; ancak gidere yazılan tutar 1.000 TL, indirilecek KDV ise ayrı duran 200 TL'dir. KDV ayrılmadan tek tutar yazılırsa gider 1.200 TL gibi şişer ve 200 TL'lik KDV indirimi kaybedilir.

Verginin doğru işlenmesi hem kârı hem beyanı etkiler. Gider olduğundan yüksek yazıldığında dönem kârı düşük görünür; KDV ayrılmadığında ise beyan döneminde indirim eksik kalır ve fazla vergi ödenir. Bu nedenle KDV ayrımı yalnızca bir kayıt inceliği değil, doğrudan ödenecek vergiyi etkileyen bir adımdır.

Sabit ve değişken gider ayrımı

Giderleri iki grupta ele almak karar almayı kolaylaştırır. Sabit giderler her ay yaklaşık aynıdır ve satış hacminden bağımsızdır; kira ve internet gibi, satış olsun olmasın ödenir. Değişken giderler ise iş hacmiyle birlikte artar veya azalır; nakliye ve POS komisyonu gibi, satış arttıkça büyür.

Bu ayrım pratikte iki soruya cevap verir: hangi giderler kısılabilir ve masraflar kaç satışla karşılanır. Sabit giderler işletmenin taban maliyetini gösterir; bu tutarı karşılayacak asgari ciroyu bilmek nakit planlamasının temelidir. Değişken giderler ise birim başına kârı doğrudan etkiler, çünkü her satışla birlikte yeniden doğar.

• Sabit gider: kira, internet, sabit personel — satış olsun olmasın ödenir.
• Değişken gider: nakliye, POS komisyonu, ambalaj — satış arttıkça artar.
• Ayrım, hangi giderin kısılabileceğini ve masrafın kaç satışla karşılandığını gösterir.

Belgelendirme ve düzenli kayıt

Bir harcamanın gider olarak izlenebilmesi için işletme adına düzenlenmiş bir belgeye, fatura ya da fişe dayanması gerekir. Belgesiz bir harcama takip amacıyla not düşülebilir, ancak beyanda indirim olarak kullanılamaz ve muhasebeciniz onu işleme alamaz. Bu yüzden her gider için belge temin etmek, hem kaydın hem verginin ön koşuludur.

Kişisel harcamalar işletme giderinden kesin çizgiyle ayrılır. İşletme kasasından karşılansa bile market veya özel harcama gibi kalemler işletme gideri değildir; bunların gidere karıştırılması hem kârı hem vergiyi yanlış gösterir. Gider yalnızca işletme faaliyetiyle ilgili ve belgeli harcamalardan oluşur.

Sık yapılan hatalar

KDV'yi ayırmadan tek tutar yazmak: gider olduğundan yüksek görünür ve indirilecek KDV kaybolur. Doğrusu, fişte hizmet bedeli ile KDV'yi ayrı girmektir.

Belgesiz gider kaydetmek ya da kişisel harcamayı gider yazmak: ilki beyanda kullanılamaz, ikincisi kârı ve vergiyi yanıltır. Yalnızca işletmeyle ilgili ve belgeli giderler kaydedilir.

Gideri alış faturasıyla karıştırmak: tükenip giden bir masrafı stok gibi işlemek hem stoğu hem gideri bozar. Kira, nakliye, elektrik gibi kalemler gider fişiyle; satılacak mal ise alış faturasıyla kaydedilir. Giderleri geç kaydetmek de yaygındır; belge aynı gün işlenmezse unutulur.