Ön Muhasebede Gerçek Hayata Geçiş

Derste işlediklerimiz

Neden sıralı kurulum?

Bir ön muhasebe programına geçişte sıra tesadüfi değildir; her kayıt bir öncekinin varlığına dayanır. Fatura kesmek için tarafın cari kartının ve satılan kalemin ürün kartının önceden açılmış olması gerekir; bir tahsilat girmek için de kapatacağı faturanın var olması gerekir.

Doğru sırayla ilerlendiğinde hiçbir adımda eksik bilgi uyarısıyla karşılaşmazsınız; her kayıt, ihtiyaç duyduğu zemini hazır bulur. Yanlış sırayla başlandığında ise adımlar yarıda kalır, geri dönülür ve aynı iş birkaç kez yapılır. Bu yüzden kurulumu bir kez, doğru sırayla yapmak en hızlı yoldur.

Aşağıdaki sıra döngünün mantığını izler: önce taraflar ve ürünler tanımlanır, sonra o an açık olan belgeler girilir, en sonda düzenli giderler eklenir. Bu bölümlerde her adımı ve gerekçesini ayrı ayrı ele alıyoruz.

Kurulum sırası

Kurulum beş adımda tamamlanır. İlk adım hesabın açılması ve işletme bilgilerinin girilmesidir: firma ünvanı ve vergi numarası gibi temel bilgiler, kesilecek belgelerin doğru düzenlenmesi için gereklidir.

İkinci adım cari kartlardır: düzenli çalıştığınız müşteri ve tedarikçileri tanımlarsınız. Üçüncü adım ürün ve hizmet kartlarıdır; sattığınız ve aldığınız kalemleri alış-satış fiyatı ve KDV oranıyla girersiniz. Bu iki adım tamamlandığında artık fatura kesebilecek zemin hazırdır.

Dördüncü adım o an açık olan faturalardır: henüz tahsil edilmemiş alacaklar ve henüz ödenmemiş borçlar. Beşinci ve son adım, kira ve internet gibi düzenli giderlerin girilmesidir. Bu sıra tamamlandığında işletme, ilk günden gerçek bir başlangıç durumuyla çalışmaya hazırdır.

Açık faturaların önemi

Geçişte en çok atlanan adım, o an açık olan alacak ve borçların girilmesidir. Kuruluma yeni belgelerle başlanır ama işletmenin geçmişten gelen açık faturaları vardır: tahsil edilmeyi bekleyen satışlar ve ödenmeyi bekleyen alışlar. Bu açık faturalar girilmezse cari bakiyeler gerçeği göstermez.

Dikkat edilmesi gereken nokta, girilenin geçmişin tamamı değil, yalnızca hâlâ açık olan kalemler olmasıdır. Tahsil edilmiş ya da ödenmiş, yani kapanmış faturaları yeniden girmeye gerek yoktur; bunlar bakiyeyi etkilemez. Amaç, bugünkü açık borç ve alacak tablosunu doğru kurmaktır.

Bu, işletmenin kuruluşundaki bir sermaye ya da kasa tanımı değildir; kimden ne alacağınızı, kime ne borcunuz olduğunu bugünden itibaren doğru izlemektir. Açık faturalar girildiğinde raporlar ilk günden anlamlı olur ve cari takibi güvenilir başlar.

Veriyi taşıma: tek tek giriş ve toplu aktarım

Küçük bir cari ve ürün listesi tek tek girilebilir; her kart için ünvan ve vergi numarası ya da ürün için fiyat ve KDV oranı yeterlidir. Ancak listeler büyükse tek tek giriş zaman alır.

Bu durumda mevcut müşteri, ürün ve çalışan listeleri toplu aktarımla taşınabilir. Toplu aktarımda kolonların doğru eşlenmesi önemlidir; hangi sütunun ünvana, hangisinin vergi numarasına karşılık geldiği doğru işaretlenmelidir. Kolon eşlemesinde tereddüt edilirse destek ekibi yönlendirir.

Toplu aktarım yalnızca kart tanımları içindir; açık faturalar ise genellikle ilgili fatura ekranlarından girilir. Böylece hem tarafların listesi hızlıca oluşturulur hem de açık bakiyeler doğru şekilde kurulur.

Geçişten sonra düzenli çalışmaya başlamak

Kurulum bittiğinde asıl iş başlar: düzenli kayıt. Önceki derslerde ele alınan günlük, haftalık ve aylık ritim, geçişin kalıcı olmasını sağlayan şeydir. İlk hafta belgeleri geldiği gün girme alışkanlığı kurulduğunda, sistem hızla işletmenin gerçek aynasına dönüşür.

Geçişin ilk ayında ekstra bir kontrol yapmak faydalıdır: ay sonunda kasa ve banka bakiyelerini fiili durumla, açık carileri de karşı taraflarla karşılaştırmak, kurulumun doğru yapıldığını teyit eder. Bu ilk kapanış sorunsuz geçtiğinde, işletmenizin finansını baştan sona Defteran üzerinden yürütebilecek konuma gelirsiniz.

Sık yapılan hatalar

Yanlış: açık faturaları girmeden kuruluma başlamak. Sonucu: cari bakiyeler boş görünür, kimden ne alacağınız ve kime ne borcunuz olduğu takip edilemez. Doğrusu: geçişte o an açık olan tüm alacak ve borçlar girilir.

Yanlış: kapanmış geçmiş faturaların tamamını yeniden girmek. Sonucu: gereksiz emek harcanır ve mükerrer kayıt riski doğar. Doğrusu: yalnızca hâlâ açık olan faturalar girilir, kapanmışlar atlanır.

Yanlış: fatura kesmeye kart açmadan başlamak. Sonucu: faturada taraf veya kalem seçilemez, işlem yarıda kalır. Doğrusu: önce cari ve ürün kartları açılır, ardından fatura kesilir.