Yıl sonu ön muhasebe kapanış kontrol listesi: KOBİ’ler için adım adım rehber

Yıl sonu kapanışı ay sonundan neden farklıdır?

Her ay yapılan kontrol, o ayın kayıtlarının kendi içinde tutarlı olmasını hedefler. Kasa–banka, açık fatura ve tahsilat eşleştirmesini düzenli yapıyorsanız yıl sonunun büyük kısmı zaten hazırdır; bu rutini ay sonu finans kontrol listesinde ayrıntılı anlattık. Yıl sonu ise bu aylık kontrollerin üzerine üç ek soru getirir: karşı taraflar sizinle aynı rakamı görüyor mu, eldeki fiziksel varlıklar kayıtla örtüşüyor mu ve hangi işlem hangi yıla ait?

Yıl kapandıktan sonra yapılan düzeltmeler hem sizin hem mali müşaviriniz için daha zahmetlidir. Yıl sonu kontrolünün amacı, bu tür kaymaları yıl kapanmadan yakalamaktır.

Başlamadan önce takvimi ve sorumluları netleştirin

Mutabakat yanıtlarını beklemek, sayım yapmak ve eksik belgeleri istemek zaman alır. Kontrolü aralık ayının ilk yarısında planlamak ve işleri kişilere dağıtmak, son haftaya yığılmayı önler. Belge teslim tarihini ve sizden beklenen seti mali müşavirinizle önceden konuşun.

• Mutabakat gönderilecek carilerin listesi ve gönderim tarihi
• Kasa ve stok sayımının yapılacağı gün ve sayımı yapacak kişiler
• Eksik belgelerin istenmesinden sorumlu kişi
• Mali müşavire teslim tarihi ve teslim biçimi

Cari bakiye mutabakatı: yılı karşı tarafla aynı rakamla kapatın

Yıl sonunun en değerli kontrolü, cari bakiyelerin karşı tarafla karşılaştırılmasıdır. Sizin kayıtlarınızda 40.000 TL alacak görünen bir müşterinin kendi kayıtlarında 32.000 TL borç görünüyorsa, aradaki fark ya eksik bir fatura, ya kaydedilmemiş bir iade ya da yanlış cariye işlenmiş bir tahsilattır.

Öncelik sırası basittir: önce bakiyesi yüksek ve hareketi yoğun cariler, sonra bakiyesi uzun süredir değişmeyen cariler. Defteran’da cari detayındaki Mutabakat menüsünden bağlantı oluşturup karşı tarafa iletebilir, yanıtı cari detayında izleyebilirsiniz; online mutabakat yanıtları tek tek telefonla toplamaktan daha düzenli bir kayıt bırakır. Ekstreyi göndermek veya yanıt gelmemesi, tek başına mutabık kalındığı anlamına gelmez. Mutabakatın adımlarını cari mutabakat rehberinde ayrıca ele aldık.

Açık alacak ve borçları yaşlandırarak yeni yıla devredin

Yıl sonunda açık alacaklar ve borçlar toplam olarak değil, yaşlarıyla birlikte okunmalıdır. Yaşlandırma tablosu, yeni yıla hangi alacakların sağlıklı, hangilerinin sorunlu olarak devredildiğini gösterir.

Uzun süredir tahsil edilemeyen, anlaşmazlıkta olan veya muhatabına ulaşılamayan alacakları ayrı bir listede toplayın. Bu alacakların muhasebe ve vergi açısından nasıl ele alınacağı mali müşavirinizin değerlendirmesidir; hukuki takip ise avukat kapsamındadır. Sizin işiniz, her birinin belgesini, son temas tarihini ve durumunu net tutmaktır. Alacak yaşlandırmayı tahsilat takibi rehberinde ayrıntılı anlattık.

• Vadesi gelmemiş alacaklar: yeni yıl nakit planına girdi
• Vadesi geçmiş ama takipte olan alacaklar: tahsilat önceliği
• Anlaşmazlıktaki alacaklar: sorunun kaynağı ve belgesi
• Uzun süredir hareketsiz alacaklar: mali müşaviriniz için ayrı not
• Tedarikçi borçları: vadesi ocak ayına düşen ödemeler

Kasa sayımı ve banka ekstreleriyle yıl sonu bakiyesi

Yılın son iş gününde kasayı fiziksel olarak sayın ve sonucu kayıtlı bakiyeyle karşılaştırın. Banka tarafında her hesabın 31 Aralık tarihli ekstresini alın ve kapanış bakiyesini kayıtla eşleştirin. Yıl sonu bakiyesi, yeni yılın açılış bakiyesi olacağından buradaki bir fark ocak ayına doğrudan taşınır.

Fark çıkarsa bakiyeyi elle eşitlemeyin; önce aralık ayındaki açıklamasız, mükerrer veya yanlış hesaba işlenmiş hareketleri tarayın. Kaynağı bulunamayan farkı, tutarı ve tarihiyle not edip mali müşavirinize iletin. Eşleştirmenin yöntemini kasa–banka mutabakatı rehberinde bulabilirsiniz.

Stok sayımı ve sayım farkının işlenmesi

Ürün alıp satan işletmeler için yıl sonu sayımı, kayıtlı stok ile raftaki stokun ne kadar örtüştüğünü gösteren en güvenilir ölçüdür. Sayımı hareketin en az olduğu bir zamanda yapın; birden fazla depo varsa her depoyu ayrı sayın.

Sayım sonucu kayıtla tutmuyorsa önce eksik alış veya satış faturası olup olmadığına bakın. Fark belgeye bağlanamıyorsa fire, kayıp veya sayım farkı olarak, nedeni belli olacak şekilde stok düzeltmesiyle işleyin. Bir stok takip programı depo bazında kalan miktarı gösterdiği için sayım listesini hazırlamayı kolaylaştırır. Stokun yıl sonu değerlemesi ve envanter kayıtları ise mali müşavirinizin kapsamındadır; stok yönetiminin genel mantığını stok yönetimi rehberinde anlattık.

• Sayım öncesi bekleyen alış ve satış faturalarını kaydedin
• Sayım sırasında stok giriş ve çıkışını durdurun
• Farkı önce belgeyle açıklamaya çalışın
• Açıklanamayan farkı nedeniyle birlikte düzeltme kaydıyla işleyin
• Sayım tutanağını mali müşavirinize iletilecek sete ekleyin

Kesilmemiş ve eksik faturalar: hangi işlem hangi yıla ait?

Yıl sonunun en kolay gözden kaçan konusu dönemselliktir. Aralık ayında teslim edilen bir mal veya tamamlanan bir hizmetin faturası ocak ayına kalırsa, satış ve alacak yanlış yılda görünebilir. Aynı durum alış tarafında da geçerlidir: aralıkta alınan malın faturası tedarikçiden gecikmeli gelirse, maliyet ve borç eksik kalır.

Aralık ayındaki teslimat ve irsaliyeleri faturalarla karşılaştırıp eksikleri listeleyin. Faturanın teslimden sonra yasal süre içinde düzenlenmesi gerekir; bu sürenin güncel değerini GİB duyurularından veya mali müşavirinizden doğrulayın. Yıl sınırındaki belgelerin hangi döneme alınacağına da mali müşavirinizle birlikte karar verin.

Yıl içindeki satış hasılatınız, e-Fatura ve e-Arşiv gibi e-belge uygulamalarına geçiş yükümlülüğünü etkileyebilir. Güncel eşikleri ve geçiş tarihlerini GİB’in e-belge duyurularından veya mali müşavirinizden kontrol edin; geçiş hazırlığını e-Fatura’ya geçiş rehberinde ele aldık.

Çek ve senet portföyü, taksitler ve kredi vadeleri

Elinizdeki çek ve senetleri sayıp kayıtla karşılaştırın; portföyde görünen bir çek aslında ciro, tahsil veya iade edilmişse cari ve banka bakiyeleri de yanlış görünür. Her çek ve senedin güncel durumunu, vadesini ve bağlı olduğu cariyi kontrol edin; vade takibinin ayrıntıları için çek ve senet vade takibi rehberine bakabilirsiniz.

Taksitli satış ve alışlarda vade planında açık görünen taksitleri, gerçekleşen tahsilat ve ödemelerle karşılaştırın. Kullandığınız krediler için de kalan borcu ve gecikmiş taksit olup olmadığını banka bilgisiyle teyit edin. Yeni yılın ilk aylarına düşen taksit ve kredi ödemeleri, ocak ayı nakit planının en kesin kalemleridir.

• Portföydeki çek ve senetlerin fiziksel sayımı
• Ciro, tahsil ve iade durumlarının kayıtla uyumu
• Taksit planlarında açık kalan vadeler
• Kredilerin kalan borcu ve gecikmiş taksitler
• Ocak–mart arasına düşen vade listesi

Çalışan avansları ve masrafların kapatılması

Çalışanlara verilen avansların ne kadarının maaştan düşüldüğünü kontrol edin. Belgesi teslim edilmemiş ve onay bekleyen masraf talepleri yıl sonunda netleştirilmelidir.

Bordro, SGK bildirimleri ve ücretle ilgili yasal işlemler mali müşavirinizin kapsamındadır; ön muhasebe tarafında amaç, avans ve masraf kayıtlarını eksiksiz ve belgeli teslim etmektir.

Mali müşavire yıl sonu teslim seti

Yıl sonu teslim seti, ay sonu setinin daha kapsamlı hâlidir. Mali müşaviriniz envanter, değerleme, yasal defterlerin kapanışı ve yıllık beyanlar için bu sete dayanır; bu işlemlerin hangilerinin işletmenize uygulandığını ve tarihlerini onunla kontrol edin. Yabancı para cinsinden alacak, borç ve hesapların yıl sonu değerlemesi de onun kapsamındadır; sizin işiniz döviz hareketlerinin kur bilgisiyle eksiksiz kaydedildiğini doğrulamaktır.

Teslim sırasında eksikleri gizlemeyin; hangi belgenin beklendiğini, hangi farkın açıklanamadığını açıkça yazın. Defteran’da mali müşavirinizle bağlantı kurduysanız verdiğiniz izinler kapsamında kayıtlara ve dosyalara erişebilir, eksik belgeler için talep oluşturabilir. Belge hazırlığının genel düzenini muhasebeciye evrak hazırlama rehberinde anlattık.

• Cari mutabakat sonuçları ve açık kalan farklar
• Kasa sayım tutanağı ve 31 Aralık tarihli banka ekstreleri
• Stok sayım listesi ve düzeltme kayıtlarının açıklaması
• Çek–senet listesi, kredi ve taksit durumu
• Eksik veya gecikmeli belgelerin listesi
• Yıl içinde yapılan önemli düzeltmelere ait notlar

Yeni yıla hazırlık

Yıl sonu kontrolü yalnızca geçmişi kapatmak için değil, yeni yılı temiz başlatmak için de yapılır. Kullanılmayan kartları gözden geçirin; belge arşivinizi yeni yıl için klasörlere ayırın. Tekrarlayan faturalar ve düzenli ödemeler için fiyat veya tutar değişikliği varsa yeni yılın ilk faturasından önce güncelleyin.

Ocak ayının ilk haftasında, açık kalan maddeleri ve mali müşavirinizden gelen düzeltme taleplerini tek listede toplayıp kapatın.

Sık yapılan yıl sonu hataları

Yıl sonu hatalarının çoğu teknik değil, zamanlamayla ilgilidir. Kaynağı bulunamayan farkı “yeni yılda bakarız” diyerek elle kapatmak ise sorunu bir sonraki yılın açılış bakiyesine taşır.

• Kontrolü aralığın son günlerine bırakmak
• Sayım sırasında stok hareketine devam etmek
• Aralık teslimatlarının faturasını ocağa bırakmak
• Açıklanamayan farkı elle kapatmak
• Mali müşavire eksik seti eksikleri belirtmeden teslim etmek