Sık Yapılan Ön Muhasebe Hataları

Derste işlediklerimiz

Hatalar neden oluşur, neden geç fark edilir?

Ön muhasebe hatalarının büyük kısmı bilgisizlikten değil, disiplinsizlikten doğar. Belge biriktirilir ve sonra toplu girilir; bu sırada bir fiş kaybolur, bir tarih yanlış yazılır ya da bir tutar ters kaydedilir. Kayıt anı ile işlemin gerçekleştiği an arasındaki mesafe büyüdükçe hata olasılığı da artar.

Bu hataların ortak özelliği, olduğu anda görünmemesidir. Yanlış girilen tek bir satır panelde hemen bir uyarı üretmez; işletme günlük akışına devam eder. Sorun genellikle ay sonunda, raporlar birbirini tutmadığında ortaya çıkar: kasadaki fiili para ekrandaki bakiyeyle uyuşmaz, kapandığı sanılan bir borç hâlâ açık görünür ya da kâr beklenenden farklı çıkar.

Bu yüzden hataları tek tek ezberlemek yerine hangi mekanizmadan doğduklarını anlamak daha kalıcıdır. Aşağıdaki bölümlerde hataları dört grupta topluyoruz: belge ve gider hataları, tahsilat ve nakit hataları, cari ve mutabakat hataları, KDV ve fiyat hataları. Her grupta hatayı, sonucunu ve doğrusunu birlikte veriyoruz.

Belge ve gider hataları

İlk grup, bir harcamanın ya hiç kaydedilmemesi ya da yanlış nitelikte kaydedilmesiyle ilgilidir. En yaygın örnek yan giderlerin atlanmasıdır. Bir mal alışının yanında ödenen nakliye, hammaliye veya komisyon gibi kalemler faturaya dahil değilse ayrı bir gider fişiyle kaydedilmelidir. Yanlış: yan gideri hiç girmemek. Sonucu: gerçek maliyet eksik izlenir ve dönem kârı olduğundan yüksek görünür. Doğrusu: her yan gider, ilgili belgeyle birlikte ayrı fiş olarak kaydedilir.

İkinci yaygın hata, kişisel harcamanın işletme gideri yazılmasıdır. İşletme kasasından ödenmiş olsa bile market, özel yakıt ya da ev harcaması işletme gideri değildir. Yanlış: sahibin cebinden çıkan her tutarı gider saymak. Sonucu: giderler şişer, kâr olduğundan düşük görünür ve vergi tablosu yanıltıcı olur. Doğrusu: kişisel ve işletme harcaması ilk günden ayrılır; yalnızca işletme faaliyetiyle ilgili, belgeye dayalı harcamalar gider olarak kaydedilir.

Üçüncü hata faturasız satıştır. Belge düzenlenmeden yapılan satış hem gelir kaydını eksik bırakır hem de KDV ve belge riski doğurur. Yanlış: küçük tutarlı satışları belgesiz geçmek. Sonucu: ciro eksik görünür, stok fiili durumla uyuşmaz ve olası bir incelemede belge açığı ortaya çıkar. Doğrusu: her satış, tutarı ne olursa olsun fatura veya fişle belgelenir.

Tahsilat ve nakit hataları

İkinci grup, para hareketinin yanlış zamanda veya yanlış tutarla kaydedilmesiyle ilgilidir. En temel hata, vadeli satışı tahsil edilmiş saymaktır. Fatura kesmek satışın belgelenmesidir; tahsilat ise bedelin fiilen alınmasıdır. Yanlış: vadeli bir satışta faturayı keser kesmez parayı nakit mevcuduna eklemek. Sonucu: henüz gelmemiş para nakit planına dahil edilir ve işletme elinde olmayan parayı harcamayı planlar. Doğrusu: gelir fatura anında yazılır, ancak nakit yalnızca tahsilat kaydedildiğinde artar.

Benzer bir hata çekte görülür. Alınan bir çek, alındığı gün nakit değildir; ancak vade gününde bankada karşılığı olursa nakde döner. Yanlış: çeki elde edildiği gün tahsilat gibi işlemek. Sonucu: nakit mevcudu vadeden önce olduğundan yüksek görünür ve ödeme planı gerçeği yansıtmaz. Doğrusu: çek portföye alınır, vadesi izlenir ve nakde ancak tahsil edildiğinde geçer.

Üçüncü hata, POS ve komisyonlu tahsilatların net tutarla kaydedilmesidir. Kredi kartıyla yapılan bir satışta bankaya önce brüt tutar geçer, banka komisyonu sonradan düşülür. Yanlış: yalnızca hesaba geçen net tutarı satış olarak yazmak. Sonucu: hem ciro hem de gider komisyon kadar eksik kalır; satış hacmi ve gerçek maliyet birlikte küçülür. Doğrusu: satış brüt tutarla yazılır, komisyon ayrı bir gider olarak kaydedilir.

Cari ve mutabakat hataları

Üçüncü grup, borç-alacak defterinin yani cari hesabın yanlış tutulmasıyla ilgilidir. En sık hata, tahsilatı faturaya bağlamadan cariye elle işlemektir. Yanlış: gelen parayı doğrudan bakiyeye yazıp hangi faturayı kapattığını belirtmemek. Sonucu: toplam bakiye doğru görünse bile hangi faturanın açık, hangisinin kapalı olduğu izlenemez ve karşı tarafla mutabakat yapılamaz. Doğrusu: her tahsilat, kapattığı faturaya bağlanır.

İkinci hata, aynı tarafın müşteri ve tedarikçi hareketlerini tek kartta toplamaktır. Bir firmayla hem alış hem satış yapılıyorsa borç ve alacak aynı bakiyede karışabilir. Yanlış: iki yönlü çalışılan firmayı tek bir cari gibi ele almak. Sonucu: net bakiye görünür ama tarafa ne kadar borçlu olunduğu ya da ondan ne kadar alacak bulunduğu belirsizleşir. Doğrusu: taraf net tanımlanır ve hareketler doğru yönde izlenir.

Bu grubun ortak sonucu mutabakatın bozulmasıdır. Mutabakat, iki tarafın kayıtlarının birbirini tutması demektir; ancak her hareket doğru cariye ve doğru faturaya bağlandığında yapılabilir. Cari düzeni bozulduğunda ay sonunda bakiyeler karşı tarafın kayıtlarıyla uyuşmaz ve fark aranarak saatler harcanır.

KDV ve fiyat hataları

Dördüncü grup, KDV'nin yanlış anlaşılmasından doğar. En yaygın hata, KDV dahil bir fiyatın KDV hariç alan olarak girilmesidir. Defteran'da ürün ve fatura fiyatı KDV hariç (matrah) girilir; KDV oranı ayrı bir alandır ve sistem vergiyi bu orandan hesaplayıp üstüne ekler. Yanlış: KDV dahil düşünülen tutarı fiyat alanına yazmak. Sonucu: sistem bu tutarın üstüne bir kez daha KDV ekler ve fatura olması gerekenden yüksek çıkar. Doğrusu: fiyat her zaman KDV hariç girilir, oran ayrı alanda belirtilir.

İkinci hata, alışta ödenen KDV'yi gider sanmaktır. İndirilecek KDV, alışta ödenen ve satıştaki hesaplanan KDV'den düşülecek bir alacaktır; gider değildir. Yanlış: alış KDV'sini doğrudan maliyete yazmak. Sonucu: hem gider şişer hem de KDV mahsubu gözden kaçar. Doğrusu: KDV hariç fiyat ve doğru oran girildiğinde sistem indirilecek KDV'yi otomatik ayırır.

Genel bir hatırlatma: KDV oranları ve eşik değerleri gibi kalemler mevzuata bağlıdır ve zamanla değişir. Bir kalemin doğru oranı için güncel GİB tarifesine ya da mali müşavirinize başvurmak, ezbere oran uygulamaktan güvenlidir.