Her kayıt bir belgeye dayanır
Ön muhasebede her kaydın bir dayanağı vardır: alış faturası, banka dekontu, sözleşme, makbuz. Kayıt doğru olsa bile belgesi bulunamıyorsa mali müşavirin sorusuna veya bir uyuşmazlığa cevap vermek zorlaşır. Belgeleri düzenli tutmak bu yüzden kaydın kendisi kadar önemlidir.
Dosyalar bölümüne belge yüklemek muhasebe kaydı oluşturmaz. Bir alış faturasının görüntüsünü arşive koymak, o faturayı Alışlar’a kaydetmek anlamına gelmez; ikisi ayrı işlemlerdir. Arşivi dönem veya konuya göre klasörlere ayırmak, ay sonunda evrakı toplamayı ve mali müşavire teslim etmeyi kolaylaştırır. Belgelerin ne kadar süre saklanacağını mali müşavirinize danışın.
Uygulama Adımları
4 adımArşivi açın
Menü yoluDosya Yöneticisi bölümünü açın.
İşlem sonucu
Mevcut dosya ve klasörler görünür.
Klasör oluşturun
Menü yoluBelgeler için dönem veya konuyu anlatan bir klasör adı belirleyin.
İşlem sonucu
Dosyaların yerleştirileceği klasör oluşur.
Dosyaları yükleyin
Menü yoluBelgeleri seçin ve yükleme sonucunu kontrol edin.
İşlem sonucu
Dosyalar arşivde listelenir.
Belgeyi bulun ve açın
Menü yoluDosya adını arayın; önizleme veya indirme işlemini kullanın.
İşlem sonucu
İhtiyaç duyduğunuz belgeye erişirsiniz.
Dikkat Edilmesi Gerekenler
Fatura görüntüsünü yükleyip kaydın tamamlandığını sanmak.
Belge arşivde durur ama cari borç, gider ve stok güncellenmez.
Doğru uygulamaFaturayı Alışlar veya Satışlar’dan ayrıca kaydedin; dosyayı arşivde dayanak olarak tutun.
Tüm belgeleri tek klasörde biriktirmek.
Aylar sonra belge aramak zorlaşır; dönem evrakı eksik teslim edilir.
Doğru uygulamaDönem veya konuya göre klasör açın; dosyaları ilgili klasöre taşıyın.
Dosyaları anlamsız adlarla yüklemek.
Arama dosya adıyla yapıldığı için belge bulunamaz.
Doğru uygulamaDosya adına belge türünü, tarafı ve dönemi yazın; gerekirse adı sonradan düzenleyin.
Sıkça Sorulan Sorular
Her dosya tarayıcıda açılır mı?
Önizleme desteği dosya türüne bağlıdır. Önizlenemeyen dosyaları indirip uygun uygulamada açabilirsiniz.
Dosya yüklemek faturayı kaydeder mi?
Hayır. Belgeyi arşive yüklemek ile satış veya alış faturası kaydı oluşturmak farklı işlemlerdir.
Mali müşavirimle belge paylaşabilir miyim?
Yetkili müşavir bağlantısı ve dosya izinleri kapsamında belge paylaşımı yapılabilir. Müşavir panelindeki belge talepleri bu akışı ayrıca takip eder.
Dosya Yöneticisi’ni kim kullanabilir?
Dosya Yöneticisi ve klasör ekranlarına işletme hesabının sahibi erişir. Mali müşavirle belge paylaşımı ise ayrı müşavir bağlantısı ve izinleri üzerinden yönetilir.