Geçişte sıra neden önemli?
Bir fatura, cari ve ürün kartlarına dayanır: kime kesildiğini ve hangi kalemi içerdiğini bu kartlardan alır. Bu yüzden önerilen sıra önce cariler, sonra ürün ve hizmetler, en son satış ve alış faturalarıdır. Yalnızca fatura dosyanız varsa da başlayabilirsiniz; kayıtlı olmayan cari aktarım sırasında varsayılan olarak oluşturulur.
Geçişte her şeyi taşımak zorunda değilsiniz. Günlük işi sürdürecek aktif cari ve ürünleri, ardından ihtiyaç duyduğunuz faturaları almak çoğu zaman yeterlidir. Kapanmış eski dönemleri mevcut dosyanızda arşiv olarak saklayabilir, belirlediğiniz geçiş tarihinden sonraki yeni işlemleri yalnızca Defteran’da sürdürebilirsiniz.
Uygulama Adımları
4 adımCarileri aktarın
Menü yoluDefteran şablonunu indirin; Firma Ünvanı, Müşteri Adı veya Cari Adı kolonlarından birini doldurup dosyayı yükleyin.
İşlem sonucu
Cariler listeye düşer.
Ürün ve hizmetleri aktarın
Menü yoluŞablonu indirin, zorunlu kolon olan Ürün Adı’nı doldurup yükleyin.
İşlem sonucu
Ürünler katalogda görünür.
Satış faturalarını aktarın
Menü yoluKendi Excel veya CSV dosyanızı seçin, sütunları eşleyin; önizlemede eksik cari ve ürün kararlarını verip onaylayın.
İşlem sonucu
Satış faturaları listede görünür.
Uygulama notuÖnce 2–3 kaydı aktarıp doğrulayın, ardından dosyanın tamamını yükleyin.
Alış faturalarını aktarın
Menü yoluAynı eşleme ve önizleme adımlarını alış faturalarına uygulayın.
İşlem sonucu
Alış faturaları listede görünür.
Dikkat Edilmesi Gerekenler
Dosyanın tamamını doğrulamadan tek seferde yüklemek.
Tarih, ünvan veya tutar sütunundaki bir kayma yüzlerce kayda birden taşınır.
Doğru uygulamaÖnce 2–3 örnek kayıt aktarıp ünvan, tarih, ürün ve tutarı kontrol edin; ardından kalan dosyayı yükleyin.
Cari ve ürün dosyasını kendi sütun düzeninizle hazırlamak.
Cari ve üründe kolon eşleme yoktur; şablona uymayan dosya reddedilir.
Doğru uygulamaCari ve ürün için Defteran şablonunu indirip doldurun; sütun eşlemeyi fatura aktarımında kullanın.
Geçişten sonra aynı yeni işlemi hem eski sisteme hem Defteran’a girmek.
Kayıtlar iki yerde ayrışır ve bakiye farkı oluşur.
Doğru uygulamaBir geçiş tarihi belirleyin; o tarihten sonraki işlemleri yalnızca Defteran’da tutun, eski sistemi arşiv olarak saklayın.
Sıkça Sorulan Sorular
Hangi kayıtları aktarabilirim?
Cari ve ürün listelerini Defteran şablonuyla, satış ve alış faturalarını kendi Excel veya CSV dosyanızdan sütun eşleyerek aktarabilirsiniz. Çalışan listesi de Excel veya CSV dosyasından toplu olarak alınabilir.
Fatura aktarımında şablon zorunlu mu?
Hayır. Kendi dosyanızı yükler, sütunları Defteran alanlarıyla eşlersiniz. Tanınan başlıklar önerilir; eşlemeyi onaylamadan önizleme açılmaz. Aynı fatura numaralı satırlar tek belgede kalem olarak birleşir.
Tek seferde kaç kayıt aktarılır?
Cari için en fazla 100, ürün için en fazla 5000 satır, faturada tek seferde 50 fatura aktarılır. Daha büyük listeyi bölerek, aynı sırayla (cari, ürün, fatura) yükleyebilirsiniz. Dosya Excel (.xlsx) veya CSV olmalıdır.
Aktarımdan sonra kayıtları düzeltebilir miyim?
Evet. Aktarılan cari, ürün ve fatura kayıtlarını panoda düzenleyebilirsiniz. Yine de büyük dosyadan önce birkaç örnek kayıtla doğrulama yapmak, sonradan toplu düzeltme ihtiyacını azaltır.