Ön Muhasebede Raporları Okumak

Derste işlediklerimiz

Rapor bir işlem değil, canlı bir okumadır

Defteran'da ayrı bir 'rapor oluştur' işlemi yoktur. Dönem boyunca girdiğiniz her fatura, tahsilat, ödeme ve gider arka planda toplanır; rapor ekranını açtığınızda bu toplam hazır ve güncel olarak görüntülenir. Sizin göreviniz raporu üretmek değil, mevcut raporu doğru okumaktır.

Bu yüzden raporun kalitesi doğrudan kaydın kalitesine bağlıdır. Rapor yalnızca girilmiş kayıtları özetler; eksik veya yanlış tarihli bir kayıt, rapora olduğu gibi yansır. Rapordaki bir tutar hatalı görünüyorsa, sorun çoğunlukla girilmemiş bir belge ya da yanlış tarihli bir kayıttır.

Ön muhasebede günlük kararların büyük bölümünü üç rapor karşılar: cari raporu, stok raporu ve gelir-gider özeti. Bunların yanında KDV raporu ve dönem raporu gibi özetler de bulunur. Bu derste temel raporlar tanıtılır ve her birinin hangi soruyu yanıtladığı gösterilir.

Cari raporu ve ekstre: kim borçlu, kim alacaklı?

Cari raporu, müşteri ve tedarikçilerinizle aranızdaki borç-alacak durumunun özetidir. Hangi müşterinin size ne kadar borçlu olduğunu ve hangi tedarikçiye ne kadar borçlu olduğunuzu tek bakışta gösterir; tahsilat ve ödeme kararları bu rapordan çıkar.

Tek bir tarafın hareket dökümüne ekstre denir. Ekstre, o cariyle yapılan tüm alış, satış ve ödemeleri tarih sırasıyla listeler ve bakiyenin nasıl oluştuğunu gösterir. Bir bakiyeye itiraz geldiğinde veya mutabakat yapılırken ekstre esas alınır.

Alacakların ne kadar beklediğini görmek için yaşlandırma (vade) bakışı kullanılır; alacaklar vadesine göre gruplanır ve en çok geciken alacaklar öne çıkar. Cari raporu ayrıca çek-senet portföyüyle birlikte okunmalıdır: bir carinin bakiyesi sıfır görünse bile, alacak çeke dönüşüp portföyde bekliyor olabilir.

Stok raporu: depoda ne kadar sermaye bağlı?

Stok raporu, hangi üründen ne kadar bulunduğunu ve bu stoğun işletmeye maliyetini gösterir. Depodaki mal aslında nakde çevrilmemiş sermayedir; stok raporu bu bağlı tutarı görünür kılar.

Rapor, hangi ürünün azaldığını ve yeniden sipariş edilmesi gerektiğini gösterir; böylece satışın stoksuz kalması önlenir. Aynı zamanda uzun süredir hareket görmeyen, yani nakde dönmeden depoda bekleyen ürünleri de ortaya çıkarır.

Stok miktarı, alış ve satış faturalarıyla otomatik güncellenir: alış girdikçe artar, satış girdikçe azalır. Bu nedenle stok raporunun doğru olması, tüm alış ve satışların eksiksiz kaydedilmesine bağlıdır.

Gelir-gider özeti ve dönem raporu

Gelir-gider özeti, bir dönemdeki satış toplamı ile gider toplamını karşılaştırır. Dönemin ne kadar gelir ürettiğini ve bu geliri elde etmek için ne kadar masraf yapıldığını gösterir; dönem performansının en hızlı okunduğu rapordur.

Dönem raporu bu özeti daha ayrıntılı sunar ve satıştan maliyet ile giderler düşülerek kâra inen basamakları içerir. Ciro, maliyet ve giderlerin ayrı satırlarda görülmesi, kârın hangi aşamada eridiğini anlamayı sağlar. Kârlılığın ayrıntılı okunması bir sonraki derste ele alınır.

Bu raporlar KDV'den arındırılmış tutarlarla okunur; faturadaki KDV işletmenin geliri veya gideri değildir. Bu yüzden gelir-gider özeti, KDV raporundan ayrı bir soruyu yanıtlar: biri dönemin performansını, diğeri vergi durumunu gösterir.

Raporu karara dönüştürmek ve doğru tarih aralığı

Bir rapor okunmadan önce hangi bilgiye ulaşılmak istendiği belirlenir. 'Kimden tahsilat isteyeceğim?' sorusu cari raporuna, 'Neyi yeniden sipariş edeceğim?' sorusu stok raporuna, 'Bu dönem kâr ettim mi?' sorusu gelir-gider özetine gider. Rapor, tabloyu göstermek için değil, bu kararlara veri sağlamak için okunur.

Raporun doğru okunması, doğru tarih aralığının seçilmesine bağlıdır. Aynı rapor, farklı tarih aralıklarında farklı sonuç verir; bir haftalık ile bir aylık görünüm aynı değildir. Karşılaştırma yaparken iki dönemin aynı uzunlukta olmasına dikkat edilir.

Raporlara yalnızca ay sonunda değil, düzenli aralıklarla bakmak gerekir. Haftalık bir kontrol, vadesi yaklaşan alacakları ve ödemeleri erken görmeyi sağlar; yalnızca dönem sonunda bakıldığında ise sorunlar iş işten geçtikten sonra fark edilir.

Sık yapılan hatalar

Cari raporunu çek-senet portföyünden ayrı okumak ilk hatadır. Sonucu: sıfır bakiye 'tahsil edildi' sanılır, oysa alacak çeke dönüşüp portföyde bekliyor olabilir. Doğrusu: cari raporu her zaman portföyle birlikte okunur.

Rapora yalnızca ay sonunda bakmak ikinci hatadır. Sonucu: vadesi geçen alacaklar ve yaklaşan ödemeler geç fark edilir. Doğrusu: raporlar haftalık gibi düzenli aralıklarla açılır.

Yanlış tarih aralığıyla karşılaştırma yapmak da sık görülür. Sonucu: farklı uzunluktaki dönemler kıyaslanınca yanıltıcı sonuç çıkar. Doğrusu: karşılaştırılan dönemler aynı uzunlukta seçilir ve raporun hangi aralığı özetlediği teyit edilir.