Ön Muhasebede Birden Fazla Banka Hesabı

Derste işlediklerimiz

Neden birden fazla banka hesabı ayrılır

Tek banka hesabı, ödeme ve tahsilat trafiği düşük olduğunda yeterlidir. Ancak işletme büyüdükçe hesap içinde çok farklı türde hareket iç içe geçer: kart tahsilatları, bunların komisyonları, tedarikçi havaleleri, kira, vergi ödemeleri, maaşlar. Hepsi tek hesapta toplandığında ekstre okunması güç bir listeye dönüşür ve bir hareketi bulmak zorlaşır.

POS anlaşmaları çoğu zaman ayrı bir bankayla ya da ayrı bir hesapla yapılır; kart tahsilatları bu hesapta birikir ve komisyonlar buradan düşülür. Tahsilat trafiğini operasyon ödemelerinden ayrı bir hesapta tutmak, hem kontrolü kolaylaştırır hem de gün içinde ne kadar tahsilat yapıldığını tek bakışta görmenizi sağlar.

Her hesabın kendi bakiyesi ve kendi ekstresi vardır. Bir işletmede tipik ayrım şudur: bir hesap POS/tahsilat kanalı, bir hesap operasyon ve ödemeler kanalı olarak kullanılır. Bankada fiilen açık olan her hesabı sistemde de ayrı tanımlamak, mutabakatın temelidir.

Virman: hesaplar arası aktarım

Virman, bir banka hesabından diğerine yapılan para aktarımıdır. Kasalar arası transferde olduğu gibi, işletme açısından ne para girişi ne para çıkışıdır; toplam banka varlığı değişmez, para yalnızca bir hesaptan diğerine geçer. Bu nedenle virman iki hareketle kaydedilir: kaynak hesaptan çıkış, hedef hesaba aynı tutarda giriş.

Doğru kayıtta kaynak hesap azalır, hedef hesap aynı tutarda artar ve iki hesabın toplamı sabit kalır. Örneğin tahsilat hesabında biriken tutarı ay sonunda operasyon hesabına taşıdığınızda, bu bir gelir değil yalnızca bir yer değiştirmedir. Virmanı tahsilat veya gelir olarak yazarsanız, aynı para iki kez sayılır: bir kez asıl satış anında, bir kez de virmanda.

Virman herhangi bir müşteri veya tedarikçiyle ilişkili olmadığından, bu harekette cari seçilmez. Cari seçilirse, işletmenin kendi hesapları arasındaki bir aktarım bir tarafın borç-alacak bakiyesini yanlış değiştirir.

Her hesabın ekstresini ayrı mutabık tutmak

Banka mutabakatı, bir hesabın Defteran'daki hareket listesinin bankanın gönderdiği ekstreyle satır satır örtüşmesidir. Hesapları ayrı tuttuğunuzda bu iş kolaylaşır: bir uyuşmazlık çıktığında incelemeyi yalnızca ilgili hesabın hareketleriyle sınırlar, tüm banka trafiğini taramak zorunda kalmazsınız.

Ekstredeki her satırın sistemde bir karşılığı olmalıdır ve tersi de geçerlidir. Kayıtta olup ekstrede olmayan bir hareket, henüz banka tarafından işlenmemiş ya da yanlış hesaba yazılmış olabilir. Ekstrede olup kayıtta olmayan bir satır ise çoğu zaman unutulmuş bir komisyon, masraf ya da otomatik ödemedir.

POS komisyonları bu mutabakatın klasik ayrıntısıdır. Kart tahsilatı brüt tutarla girse de bankaya net tutar geçebilir; aradaki komisyon ayrı bir gider olarak kaydedilmezse hesap bakiyesi ekstreyle tutmaz. Her hesabı ayrı izlemek, bu farkları hızlı yakalamanızı sağlar.

Sık yapılan hatalar

Virmanı gelir olarak yazmak: tahsilat hesabından ana hesaba aktarılan tutar "gelir" ya da "tahsilat" olarak işlenir. Sonuç olarak aynı para iki kez sayılır ve rapor gerçekte oluşmamış bir ciro gösterir. Doğrusu, virmanı çıkış-giriş çiftiyle nötr kaydetmektir.

POS komisyonunu atlamak: kart tahsilatı brüt girilir ama bankaya net tutar geçtiğinde aradaki komisyon kaydedilmez. Sonuç olarak hesap bakiyesi ekstreden yüksek görünür ve mutabakat tutmaz. Doğrusu, komisyonu ayrı bir gider olarak işlemektir.

Kullanılmayan hesabı tanımlamak: bankada fiilen hareket görmeyen bir hesap sisteme eklenir. Sonuç olarak her dönem çözülmesi gereken boş bir mutabakat satırı kalır. Doğrusu, yalnızca fiilen kullanılan hesapları tanımlamaktır.

İki hesabı tek satırda izlemek: farklı bankalardaki hesaplar tek hesap gibi toplanır. Sonuç olarak hangi paranın hangi bankada olduğu belirsizleşir ve ekstre karşılaştırması yapılamaz. Doğrusu, bankadaki her hesabı sistemde de ayrı tanımlamaktır.