Ön Muhasebede Çek ve Senet Temelleri

Derste işlediklerimiz

Çek ve senet nedir?

Çek, bir banka hesabına dayanan kıymetli evraktır. Çeki düzenleyip imzalayan ve ödeme emrini veren kişiye keşideci, çeki tahsil etme hakkı olan tarafa lehtar, belgeyi o an elinde bulundurana hamil denir. Çek bankaya ibraz edildiğinde, keşidecinin hesabından ödenir.

Senet (bono) ise bankaya değil, doğrudan taraflar arasında düzenlenen bir ödeme taahhüdüdür. Borçlu, belirli bir tutarı belirli bir tarihte ödeyeceğini yazılı olarak taahhüt eder. Çekten temel farkı, ödemenin bir banka hesabına bağlı olmamasıdır; bu nedenle senedin güvencesi büyük ölçüde tarafın ödeme gücüdür.

Ticarette her iki belge de çoğunlukla ileri tarihli, yani vadeli kullanılır. Vade, belgenin üzerinde yazan ve tahsilatın yapılacağı gündür. Mal veya hizmet bugün teslim edilir, bedeli ise vade gününde ödenir. Bu ortak nokta, çek ve senedin ön muhasebede benzer biçimde, tutar ve vadeyle izlenmesini gerektirir.

Alınan çek ile verilen çek ayrımı

Ön muhasebede en kritik ayrım, belgenin yönüdür. Müşterinizden tahsilat karşılığında bir çek aldıysanız bu alınan çektir; bir alacağınızı temsil eder ve çek portföyünüzde bekler. Tedarikçinize borcunuzu ödemek için kendi çekinizi verdiyseniz bu verilen çektir; gelecekte hesabınızdan çıkacak bir borcu temsil eder.

Alınan çekler bir varlık, verilen çekler bir yükümlülüktür. Alınan çekler vadesinde tahsil edilerek nakde döner; verilen çekler vadesinde bankadan ödenerek hesabınızı azaltır. İki grubu ayrı izlemek, hangi gün ne kadar tahsilat bekleyeceğinizi ve hangi gün ne kadar ödeme yapacağınızı ayrı ayrı görmenizi sağlar.

Alınan bir çek her zaman elinizde kalmaz. Onu bir tedarikçinize ödeme olarak devredebilirsiniz; bu işleme ciro (endosman) denir. Ciro edildiğinde çek portföyünüzden çıkar; ancak çek karşılıksız çıkarsa sorumluluk ciro zinciri boyunca geri dönebilir. Bu nedenle ciro edilen çekler de kayıtta izlenmelidir.

Çek neden alındığı gün tahsilat sayılmaz?

Bir çek aldığınızda müşterinin size olan cari borcu kapanır, çünkü borç yerine bir ödeme aracı devralmışsınızdır. Ancak kasanıza veya bankanıza bu anda hiçbir nakit girmez. Nakit giriş, yalnızca çekin vadesi geldiğinde ve banka çeki ödediğinde gerçekleşir.

Bu ayrım nakit planlaması açısından belirleyicidir. Cari borcun kapanması alacağın tahsil edildiği anlamına gelmez; alacak yalnızca biçim değiştirmiş, cariden çıkıp çek portföyüne geçmiştir. Elinizde henüz nakde dönmemiş bir belge vardır ve bu belgenin vadesi haftalar sonra olabilir.

Bu nedenle çek, tahsil edilene kadar harcanabilir nakit gibi değerlendirilmez. Portföydeki bir çeke güvenerek bugün ödeme taahhüdüne girmek, vade gelmeden nakit sıkışıklığına yol açabilir. Doğru yaklaşım, çeki yalnızca vadesinde ve tahsil edildiğinde nakit akışına dahil etmektir.

Karşılıksız çek, teminat çeki ve senedin protestosu

Karşılıksız çek, vade gününde keşidecinin hesabında yeterli bakiye bulunmadığında ortaya çıkar; çek ödenmez. Bu durumda alacağınız kaybolmaz, çekle kapanmış görünen cari borç yeniden doğar ve tahsilat süreci baştan başlar. Bu risk, alınan çeklerin kesin para sayılmamasının en önemli gerekçesidir.

Teminat çeki, bir ödemeyi değil, bir yükümlülüğün güvencesini temsil eder; örneğin bir sözleşmenin güvencesi olarak verilir ve koşullar yerine geldiğinde iade edilir. Teminat çeki gerçek bir tahsilat beklentisi oluşturmaz; portföyde bu ayrımın gözetilmesi, nakit planının şişirilmemesi için gereklidir.

Senetlerde ödeme yapılmadığında protesto gündeme gelir; protesto, borcun vadesinde ödenmediğinin resmî olarak tespitidir ve yasal takibin dayanağıdır. İşletme açısından önemli olan, hem alınan hem verilen çek ve senetlerin vadelerinin kaçırılmadan izlenmesidir.

Çek portföyü ve nakit planlaması

Elinizdeki tüm alınan çekler ile vereceğiniz tüm çekler, vade sırasına göre bir portföy oluşturur. Bu portföy, gelecekteki nakit akışının haritasıdır: hangi gün ne kadar tahsilat beklendiği ve hangi gün ne kadar ödeme yapılacağı önceden görülür.

Portföyün vadeye göre okunması, çakışan ödemeleri erken fark etmenizi sağlar. Aynı haftaya denk gelen büyük bir çek ödemesi ile beklenen bir tahsilatın gecikmesi önceden görülürse önlem alınabilir; görülmezse vade gününde nakit açığına dönüşür.

Bu yüzden çek ve senet kaydı yalnızca cari kapatma işi değil, aynı zamanda ileriye dönük bir planlama aracıdır. Belgeleri vade ve tutarla düzenli kaydetmek, portföyün her an güncel ve okunabilir olmasını sağlar.

Sık yapılan hatalar

Çeki alındığı gün tahsilat gibi saymak yaygın bir hatadır. Sonucu: kasada bulunmayan bir tutar mevcut kabul edilir ve buna dayalı harcamaya girilir; çek karşılıksız çıkarsa açık büyür. Doğrusu: çek yalnızca vadesinde ve tahsil edildiğinde nakde eklenir.

Alınan ve verilen çekleri ayrı izlememek ikinci hatadır. Sonucu: gelecekteki tahsilatlar ile ödemeler birbirine karışır ve nakit planı hatalı çıkar. Doğrusu: iki grup ayrı tutulur; biri varlık, diğeri yükümlülük olarak okunur.

Vadeyi kaydetmeden yalnızca tutarı not etmek de sık görülür. Sonucu: hangi gün tahsilat veya ödeme olacağı belirsizleşir ve vade kaçırılır. Doğrusu: her çek ve senet mutlaka vade tarihiyle birlikte kaydedilir.