Ön Muhasebede Teklif ve Sipariş Yönetimi

Derste işlediklerimiz

Teklif nedir, fatura ile farkı nedir?

Teklif, bir müşteriye 'şu ürünü veya hizmeti şu fiyata verebilirim' diyen öneri belgesidir. Proforma fatura da benzer amaçla kullanılır. Teklif bir satış değildir; müşteri onaylayana kadar tarafları bağlamaz.

En önemli fark mali değerdedir: teklif düzenlendiğinde KDV doğmaz, stok düşmez, cari hesaba kayıt işlenmez. Fatura ise düzenlendiği anda gelir, KDV ve stok hareketi oluşturur. Teklif yalnızca bir niyet ve fiyat beyanıdır.

Bu yüzden teklif tutarını gelir olarak saymak yanlıştır. Müşteri onayı gelene kadar bu tutar yalnızca bir olasılıktır ve deftere ancak faturaya dönüştüğünde kaydedilir.

Teklif–sipariş–fatura zinciri

Ticari akış çoğu zaman tek adımda tamamlanmaz. Önce fiyat sunulur (teklif), müşteri kabul edince bağlayıcı bir sipariş oluşur, mal veya hizmet teslim edilince de fatura kesilir. Her aşama bir öncekinin bilgisini taşır.

Bu zincirin değeri, aynı bilginin tekrar tekrar yazılmamasıdır. Teklifte girdiğiniz müşteri, kalem, miktar ve fiyat bilgileri sipariş ve fatura aşamalarına taşınır; her adımda hata riski azalır ve süreç hızlanır.

Küçük işletmelerde bazen teklif ile fatura arasındaki sipariş adımı atlanır ve onaylanan teklif doğrudan faturaya dönüştürülür. Defteran her iki çalışma biçimini de destekler; önemli olan aşamaların birbirini beslemesidir.

Geçerlilik tarihinin işlevi

Her teklifte bir geçerlilik tarihi bulunur; bu tarih, sunduğunuz fiyatın hangi güne kadar bağlayıcı olduğunu belirtir. Maliyetler yükseldiğinde süresi dolmuş bir teklif sizi eski, düşük fiyata bağlamaz.

Geçerlilik tarihi hem sizi hem müşteriyi korur: müşteri fiyatın ne zamana kadar geçerli olduğunu bilir, siz de eski fiyatlarla bağlı kalma riskini sınırlarsınız. Bu, maliyetlerin dalgalandığı dönemlerde özellikle önemlidir.

Süresi geçmiş bir teklif teknik olarak faturaya çevrilebilir; ancak çevirmeden önce fiyatı güncel maliyete göre gözden geçirmek gerekir. Aksi halde artık kârlı olmayan bir fiyata satış yapmış olursunuz.

Teklifi faturaya dönüştürmek

Teklifin en pratik yönü, onay geldiğinde faturaya tek adımda dönüşebilmesidir. Müşteri, kalem, miktar, birim fiyat ve KDV bilgileri olduğu gibi yeni faturaya taşınır; hiçbir alanı yeniden yazmanız gerekmez.

Dönüşüm anı, mali hareketlerin başladığı andır. Teklif boyunca hareketsiz duran stok ve cari, ancak fatura oluştuğunda değişir: kalemler stoktan düşer, satış geliri yazılır ve ödeme peşin değilse müşteri carisinde alacak oluşur.

Bu nedenle teklifi baştan eksiksiz ve doğru hazırlamak zaman kazandırır. Kalemler ve fiyatlar teklifte doğruysa, faturaya geçiş yalnızca bir onay işlemine iner ve hata payı en aza düşer.

Sık yapılan hatalar

İlk hata, teklif tutarını gelir sanıp nakit planına dahil etmektir. Sonucu, henüz onaylanmamış ve mali değeri olmayan bir tutar üzerinden karar vermektir. Doğrusu, teklifi yalnızca onay gelene kadar bir olasılık olarak görmektir.

İkinci hata, onaylanan teklifi faturaya çevirmek yerine sıfırdan yeni fatura yazmaktır. Sonucu, zaman kaybı ve fiyat ya da miktarın yanlış girilme riskidir. Doğrusu, mevcut teklifi doğrudan faturaya dönüştürmektir.

Üçüncü hata, teklife geçerlilik tarihi koymamak veya süresi geçmiş teklifi fiyatı kontrol etmeden faturalamaktır. Sonucu, güncelliğini yitirmiş düşük bir fiyata bağlı kalmaktır. Doğrusu, her teklife geçerlilik tarihi yazmak ve süre dolduysa fiyatı yenilemektir.