Ön Muhasebede Birden Fazla Kasa Yönetimi

Derste işlediklerimiz

Kasa nedir ve ne zaman ikinci kasaya ihtiyaç duyulur

Kasa, işletmenin fiziksel nakdinin izlendiği hesaptır. Elden alınan tahsilatlar, elden yapılan ödemeler ve para üstü kasadan geçer. Karttan geçen veya havale/EFT ile gelen tutarlar ise kasaya değil banka hesabına yazılır; bu ayrımın en baştan doğru kurulması, çoklu kasa yönetiminin ön koşuludur. Kasadaki kayıtlı bakiye, herhangi bir anda çekmecede fiilen bulunması gereken nakitle birebir örtüşmelidir.

Tek kasa, nakdin tek bir fiziksel noktada tutulduğu işletmeler için yeterlidir. Ancak nakit birden fazla yerde tutulmaya başlandığında tek kayıt satırı bulanıklaşır: ana çekmecedeki para ile ikinci bir noktadaki para farklı ellerde ve farklı yerlerdedir. Bu iki tutar sistemde tek bir bakiyede toplandığında, dönem sonunda hangi tutarın nerede olduğu ayrıştırılamaz ve sayım tutmaz.

Kural nettir: fiziksel olarak ayrı duran her nakit noktası, sistemde ayrı bir kasa olarak tanımlanır. Bir işletmede bu ayrım mağaza kasası ile araç kasası, depo kasası, stant kasası ya da bir şube kasası biçiminde ortaya çıkabilir. Kasa sayısı fiziksel para noktası sayısı kadar olmalıdır; ne fazla ne eksik.

Her para noktası neden ayrı izlenir

Ayrı kasa, ayrı sorumluluk demektir. Her kasanın kendi bakiyesi, kendi hareket listesi ve çoğu zaman kendi sorumlusu olur. Bir noktada eksik ya da fazla çıktığında, incelemeyi yalnızca o kasanın hareketleriyle sınırlayabilirsiniz; tüm nakdi tek bakiyede toplasaydınız, farkın hangi noktadan kaynaklandığını bulmanız çok daha zor olurdu.

İki fiziksel noktanın nakdini tek kasada birleştirdiğinizde iki bilgi birden kaybolur: hangi tutarın nerede durduğu ve her noktanın kendi başına ne kadar iş yaptığı. Örneğin geçici bir satış noktasının nakit performansını değerlendirmek istediğinizde, o noktaya ait giriş ve çıkışları ayrı bir kasada tutmadıysanız bu veriyi geriye dönük ayıklamanız neredeyse olanaksız hâle gelir.

Nakit ile banka ayrımını da bu noktada tekrar hatırlamak gerekir. Bir satış noktasında hem nakit hem kart tahsilatı yapılıyorsa, nakit o noktanın kasasına, kart tahsilatı ise ilgili banka/POS hesabına yazılır. İki kanal aynı kasada toplandığında ne kasa sayımı ne de banka ekstresi tutar.

Kasalar arası transfer: gelir de gider de değildir

Bir kasadan diğerine para aktarmak, işletme açısından ne para girişi ne de para çıkışıdır; nakit yalnızca yer değiştirir, işletmenin toplam varlığı değişmez. Bu yüzden transfer, gelir veya gider olarak değil, iki ayrı hareketle kaydedilir: kaynak kasadan bir çıkış ve hedef kasaya aynı tutarda bir giriş. Her iki hareket aynı tarih, aynı tutar ve birbirini işaret eden aynı açıklamayla işlenir.

Bu iki hareketin doğru sonucu şudur: kaynak kasa aktarılan tutar kadar azalır, hedef kasa aynı tutar kadar artar, iki kasanın toplamı değişmez. Yalnızca nakdin dağılımı değişmiştir. Transferi gelir olarak yazarsanız hiç oluşmamış bir ciro raporlanır; gider olarak yazarsanız kâr olduğundan düşük görünür. Her iki durumda da dönemin kâr tablosu aktarılan tutar kadar hatalı çıkar.

Transfer bir müşteri veya tedarikçiyle de ilgili değildir; bu nedenle transfer hareketinde cari seçilmez. Cari seçilirse, işletmenin kendi içindeki bir para hareketi yanlışlıkla bir tarafın borç-alacak bakiyesini değiştirir ve o carinin ekstresi gerçeği yansıtmaz.

Gün sonu sayımı ve kasa mutabakatı

Çoklu kasada disiplinin sınandığı yer gün sonudur. Her kasa gün sonunda fiziksel olarak sayılır ve sayım sonucu, sistemdeki kayıtlı bakiyeyle karşılaştırılır. İkisi birbirini tutuyorsa gün temiz kapanmış demektir; tutmuyorsa aradaki fark, o gün eksik ya da yanlış girilmiş bir hareketin işaretidir ve gecikmeden araştırılır.

Fiili sayım kayıttan azsa kasa açığı, fazlaysa kasa fazlası söz konusudur. Bu farkların kaynağı çoğu zaman kaydedilmemiş bir nakit tahsilat, unutulmuş bir gider ya da yanlış kasaya yazılmış bir harekettir. Kasaları ayrı tuttuğunuz için farkı yalnızca ilgili noktada ararsınız; bu da mutabakatı hızlandırır.

Sayılamayacak kasa açmayın. Hareket görmeyen ya da gün sonunda fiziksel karşılığı sayılamayan bir kasa, zamanla fiili durumdan ayrışır ve her dönem sonunda çözülmesi gereken bir mutabakat yüküne dönüşür. Kasa, ancak gerçek ve düzenli sayılabilen bir para noktası varsa açılır.

Sık yapılan hatalar

Transferi hiç kaydetmemek: iki nokta arasında elden para aktarılır ama sisteme işlenmez. Sonuç olarak kaynak kasa olması gerekenden fazla, hedef kasa olması gerekenden az görünür ve iki kasanın da gün sonu sayımı tutmaz. Doğrusu, her aktarımı anında çıkış-giriş çiftiyle kaydetmektir.

Transferi gelir ya da gider yazmak: aktarım tahsilat veya harcama gibi işlenir. Sonuç olarak kâr tablosu aktarılan tutar kadar bozulur ve aynı para iki kez sayılabilir. Doğrusu, transferi nötr, yani gelir-gidere dokunmadan iki hareketle kaydetmektir.

İkinci noktanın satışlarını ana kasaya yazmak: geçici bir satış noktasının nakit satışları ana kasaya işlenir. Sonuç olarak o noktanın kendi nakit performansı görünmez olur ve gün sonunda iki çekmece tek rakamla karşılaştırılamaz. Doğrusu, her noktanın gelir ve giderini kendi kasasında izlemektir.

Hareketsiz kasa bırakmak: dönem içinde biriken tutar ay sonunda ana kasaya ya da bankaya taşınmaz. Sonuç olarak nakit atıl kalır ve bakiye fiili durumdan sapabilir. Doğrusu, biriken nakdi yine bir transferle (bir kasadan çıkış, diğerine giriş) düzenli olarak toplamaktır.