Ön Muhasebede Nakit Akışı Yönetimi

Derste işlediklerimiz

Kâr ile nakit neden aynı değildir

Kâr ve nakit, işletme finansının en çok karıştırılan iki kavramıdır. Kâr, bir dönemde satışlardan maliyet ve giderler düşüldükten sonra hesaplanan sonuçtur; muhasebe mantığıyla, fatura kesildiği anda oluşur. Nakit ise kasada ve bankada fiilen duran paradır; yalnızca para elinize geçtiğinde veya elinizden çıktığında değişir.

Bu ikisi çoğu dönemde farklı yönlerde hareket eder. Vadeli bir satış faturası kestiğinizde kârınız o anda artar, ama para henüz gelmediği için nakdiniz değişmez. Tersine, deponuza mal aldığınızda nakdiniz azalır ama bu bir gider olmadığından kârınız düşmez; para stoka dönüşmüştür. İşte "kâr ediyorum ama para yok" durumunun kaynağı budur.

Bu yüzden bir işletmeyi tek bir rakamla yönetmek mümkün değildir. Kârı Dönem Raporu'ndan, nakdi ise Kasa ve Bankalar ekranından ayrı ayrı izlemek gerekir. Kârlı ama nakitsiz bir işletme, borçlarını vadesinde ödeyemediği için kârlı olmasına rağmen sıkışabilir; buna likidite sıkışıklığı denir.

Nakit nerede bekler: stok, alacak, çek, KDV

Nakit azaldığında para yok olmaz, yalnızca yer değiştirir. Dönem içinde kasanızdan çıkan ya da hiç girmemiş olan para genellikle dört yerde bekler: satın alıp henüz satmadığınız stok, tahsil edilmemiş açık alacaklar, vadesi gelmemiş çekler ve devletten alacaklı olduğunuz devreden KDV.

Stok, nakdin en çok bağlandığı kalemdir. Mal aldığınızda para çıkar; o mal satılıp bedeli tahsil edilene kadar nakit olarak geri dönmez. Fazla stok tutmak, kârlı bir işletmeyi bile nakitsiz bırakabilir. Açık alacaklar da benzerdir: vadeli sattığınız malın parası, vade dolana kadar müşterinizin cebinde bekler; kaydınızda alacak olarak görünse de kasanıza girmemiştir.

Bunların karşısında, tedarikçinize olan borcunuz nakdi bir süre işletmede tutar; çünkü henüz ödemediğiniz para elinizdedir. Nakit yönetimi tam olarak bu dengeyi kurmaktır: alacaklarınızın geleceği tarihlerle borçlarınızın ödeneceği tarihleri yan yana koyup, her ödeme gününde kasada yeterli para bulunmasını sağlamak.

Vade uyumu ve ödeme-tahsilat planı

Nakit akışı yönetiminin özü vade uyumudur. Alacaklarınızın vadesi, borçlarınızın vadesinden sonra geliyorsa nakit sıkışıklığı doğar: ödemeniz gereken günde henüz para tahsil etmemiş olursunuz. Bu yüzden satış yaparken tanıdığınız vade ile alış yaparken aldığınız vade birbirine yakın, ideal olarak tahsilat ödemeden önce gelecek şekilde planlanmalıdır.

Pratikte ödeme-tahsilat planı basit bir takvimdir: önümüzdeki haftalarda hangi çeklerin tahsil edileceği, hangi müşteri alacaklarının vadesinin dolacağı bir tarafa; hangi tedarikçi borçlarının, çek ödemelerinin ve düzenli giderlerin (kira, maaş, vergi) ne zaman ödeneceği diğer tarafa yazılır. İki listeyi karşılaştırınca, hangi gün kasanın açık verebileceğini önceden görürsünüz.

Bu planı önceden görmek, tedbir almanın tek yoludur. Bir ödeme gününde açık görünüyorsa; tahsilatı öne çekmek için müşteriyle konuşabilir, bir gideri erteleyebilir veya kısa vadeli bir çözüm arayabilirsiniz. Plan olmadan bu sıkışıklık ancak para biterken fark edilir ve o noktada seçenekleriniz çok azalmıştır.

Nakit sıkışıklığının erken işaretleri

Nakit sorunları genellikle aniden değil, birikerek gelir ve erken işaretleri vardır. Alacak tahsil süresinin giderek uzaması, stok devir hızının yavaşlaması (malın satılmadan uzun süre depoda beklemesi) ve vadesi geçmiş açık alacakların artması, nakdin bağlandığının habercisidir.

Bu işaretleri Defteran'da düzenli izleyebilirsiniz. Cari raporlarında vadesi geçmiş alacakları, stok raporunda uzun süredir hareket görmeyen kalemleri, Kasa ve Bankalar ekranında ise mevcut nakdin seyrini takip etmek, sorunu büyümeden yakalamanızı sağlar. Kârınız artarken nakdiniz sürekli azalıyorsa, bu neredeyse her zaman stoka ya da tahsil edilmeyen alacağa işaret eder.

Sık yapılan hatalar

En yaygın hata, harcama kararlarını kâra göre vermektir. "Bu ay kâr ettim, şu yatırımı yapabilirim" düşüncesi, kârın kasada nakit olarak durduğunu varsayar; oysa o kâr stoka veya alacağa bağlanmış olabilir. Doğrusu, harcama taahhütlerini kâra göre değil, mevcut nakit ve kesinleşmiş vadelere göre vermektir.

İkinci hata, vadeli satışı tahsil edilmiş para gibi görmektir. Fatura kesmek satışı belgeler ama parayı getirmez; nakit planında yalnızca tahsil edilmiş tutarlar ve vadesi belli girişler sayılır. Vadeli satışı nakit saymak, olmayan parayı harcamaya yol açar.

Üçüncü hata, düzenli ve öngörülebilir ödemeleri (kira, maaş, vergi, çek) plana yazmamaktır. Bu ödemeler her ay mutlaka gelir; plana alınmadıklarında kasadaki para başka yere harcanır ve ödeme günü sıkışıklık doğar. Doğrusu, sabit ödemeleri her zaman planın ilk satırına koymaktır.