Ön Muhasebede Şube Yönetimi

Derste işlediklerimiz

Şube kavramı ve defterdeki karşılığı

Şube, çoğu zaman ayrı bir satış noktası, ayrı bir gider merkezi ve ayrı bir nakit noktası anlamına gelir. Ön muhasebe açısından şubeyi tanımlayan tek şey coğrafi ayrılık değil, gelir ve giderinin ayrı izlenebilir olmasıdır. Şubenin satışları merkezinkiyle, kirası ve masrafları merkez giderleriyle karışırsa, şubenin kendi başına ne kadar iş yaptığı hiçbir raporda görünmez.

Defteran'da şubeyi izlemek için ayrı bir şube modülüne ihtiyaç yoktur; ayrım disiplini yeterlidir. Şube için ayrı bir kasa açılır ve şubeye ait tüm işlemler tutarlı bir açıklama ya da etiket düzeniyle işlenir. Böylece raporlarda şubenin geliri ve gideri süzülerek ayrı okunabilir.

Bu yaklaşım, önceki derslerdeki çoklu kasa mantığının doğrudan uygulamasıdır: her fiziksel para noktası ayrı kasadır. Şube kasasını merkez kasasından ayırdığınızda, hem gün sonu sayımını hem de şube performansını aynı disiplinle izlersiniz.

Katkı payı: bir satış şubeye ne kazandırır

Şube değerlendirmesinin temel kavramı katkı payıdır. Katkı payı, bir ürünün satış fiyatından o ürünün alış maliyeti çıkarıldığında kalan tutardır; yani birim brüt kârdır. Bu tutar, ürünün her satışının işletmeye bıraktığı marjı gösterir ve sabit giderleri karşılamak için kullanılabilecek kaynaktır.

Örneğin bir ürünü KDV hariç 500 TL'ye alıp 700 TL'ye satıyorsanız, birim katkı payınız 200 TL'dir. Her satılan adet, sabit giderleri karşılamaya 200 TL katkı sağlar. Şubenin kâr edip etmediğini anlamak için, şubenin sabit giderlerinin bu katkı paylarıyla ne zaman karşılandığına bakılır.

Farklı ürünlerin katkı payı farklıdır; düşük marjlı bir ürünün aynı gideri karşılaması için çok daha fazla adet satılması gerekir. Bu nedenle şube değerlendirmesinde yalnızca ciroya değil, satılan ürünlerin katkı payı bileşimine de bakılır.

Başabaş hesabı: kira kaç satışla karşılanır

Başabaş noktası, şubenin sabit giderini tam olarak karşılayan satış düzeyidir; bu düzeyin altında şube zarar, üstünde kâr eder. En yalın biçimiyle başabaş, sabit giderin birim katkı payına bölünmesiyle bulunur: sabit gider / birim katkı payı.

Örneğin aylık sabit gideri (kira, temel masraflar) 10.000 TL olan bir şubede, birim katkı payı 200 TL olan bir ürün satılıyorsa, yalnızca bu gideri karşılamak için ayda 10.000 / 200 = 50 adet satılması gerekir. Personel maliyeti eklendikçe sabit gider büyür ve başabaş adedi yukarı çıkar.

Bu hesap, şube kararının somut zeminidir. Çıkan adet, şubenin bulunduğu konumda gerçekçi biçimde satılabilecek miktarın altındaysa şube kendini karşılayabilir; üstündeyse karar erkendir. Aynı hesap her ürün ve her gider seviyesi için tekrarlanabilir.

Şube performansını raporda okumak

Şube işlemlerini tutarlı etiketlediğinizde, Raporlar ekranında bu işlemleri süzerek şubenin satış toplamını ve gider toplamını ayrı görebilirsiniz. İkisinin farkı, şubenin brüt katkısıdır; bu katkı şubenin sabit giderini aşıyorsa şube kendini karşılıyor demektir.

Bu okuma tek seferlik değil, dönemsel yapılır. Bir şubenin ilk aylarda başabaşın altında kalması olağandır; önemli olan katkının aylar içinde sabit gideri karşılayacak biçimde artıp artmadığını izlemektir. Şubeyi ayrı izlemediğinizde bu trendi hiç göremezsiniz.

Şube kararı böylece dört veriye dayanır: birim katkı payı, şubenin sabit gideri, gerçekçi satış potansiyeli ve zaman içindeki katkı trendi. Bu dördü birlikte olumluysa şube açma kararı veri temellidir.

Sık yapılan hatalar

Şube giderini merkez giderine karıştırmak: şube kirası ve masrafları merkez giderleriyle aynı kalemde toplanır. Sonuç olarak zarar eden bir şube, merkezin kârı içinde gizlenir ve uzun süre fark edilmeyebilir. Doğrusu, şubeyi ayrı kasa ve tutarlı etiketle izleyip gelir-giderini raporda ayrı okumaktır.

Yalnızca ciroya bakmak: şubenin satış tutarı yüksek diye kârlı sanılır. Sonuç olarak düşük katkı payıyla yapılan yüksek ciro, sabit gideri karşılamıyor olabilir. Doğrusu, ciroyu değil katkı payını ve başabaşı esas almaktır.

Personel maliyetini başabaşa katmamak: hesapta yalnızca kira dikkate alınır. Sonuç olarak şubenin gerçek sabit gideri eksik hesaplanır ve başabaş olduğundan düşük görünür. Doğrusu, kira dışındaki tüm sabit giderleri (özellikle personel) hesaba eklemektir.

Şube kasasını gün sonunda saymamak: ayrı kasa açılır ama sayım yapılmaz. Sonuç olarak şube bakiyesi zamanla fiili durumdan sapar. Doğrusu, şube kasasını da her gün sayıp kayıtla mutabık tutmaktır.