Ön Muhasebede Banka Hesapları

Derste işlediklerimiz

Banka hesabı ve kasadan farkı

Banka hesabı, işletmenizin nakit dışı parasının bulunduğu hesaptır. Kasadan temel farkı, buraya yalnızca banka üzerinden geçen para hareketlerinin girmesidir; elden alınan-verilen nakit banka hesabına yazılmaz. Bir işletmede genellikle birden çok banka hesabı bulunur ve her biri kendi bakiyesiyle ayrı izlenir.

Bankanın doğrulama aracı ekstredir. Kasayı parayı sayarak doğruladığınız gibi, banka bakiyesini de bankanın verdiği ekstreyle doğrularsınız. Bu yüzden banka hesabında amaç, Defteran'a girdiğiniz her hareketin ekstredeki bir satıra karşılık gelmesidir. İki liste birebir örtüştüğünde banka hesabı sağlıklıdır.

Havale, EFT ve FAST

Havale, aynı banka içindeki hesaplar arasında yapılan para transferidir. EFT ise farklı bankalar arasındaki transferdir. FAST, düşük tutarlarda anlık çalışan bir transfer sistemidir. Ön muhasebe açısından üçü de sonuçta banka hesabına para girmesi ya da hesaptan para çıkmasıdır; kaydın mantığı aynıdır, yalnızca aracın adı değişir.

Her banka hareketi, işlemin türüne ve yönüne göre kaydedilir ve mümkünse ilgili faturaya eşlenir. Müşterinizden gelen havale bir tahsilattır ve satış faturasına bağlanır; tedarikçinize gönderdiğiniz EFT bir ödemedir ve alış faturasına bağlanır. Böylece banka hareketi hem bakiyeyi güncelller hem de ilgili cariyi kapatır.

Bankanın otomatik olarak işlediği kalemler de vardır: hesap işletim ücreti, havale masrafı, kredi taksiti gibi. Bu kesintiler çoğu zaman siz işlem yapmadan ekstreye düşer; bu yüzden ay sonunda ekstre okunurken bu kalemlerin de kayda alınması gerekir.

POS tahsilatı ve komisyon

POS, müşterinin kartla ödediği tutarın banka hesabınıza geçmesidir. Buradaki en kritik nokta, bankanın tahsil edilen tutardan bir komisyon kesmesidir. Yaygın bir hata, tahsilatı komisyon düşülmüş net tutarla kaydetmektir; oysa müşteri satışın tamamını ödemiştir, ciro brüt tutardır.

Doğru uygulama, tutarı ikiye ayırmaktır: satışın brüt tutarı tahsilat olarak, bankanın kestiği komisyon ise ayrı bir gider olarak işlenir. Örneğin 10.000 TL'lik bir POS tahsilatında banka %1,5 komisyon kesiyorsa, 10.000 TL brüt tahsilat kaydedilir ve 150 TL ayrı bir komisyon gideri yazılır. Böylece ciro 10.000 TL olarak doğru kalır, komisyon giderleri de görünür olur.

POS'ta bir başka ayrıntı, paranın hesaba geçiş zamanıdır. Tahsilat aynı gün, ertesi gün ya da bloke süresi sonunda hesaba geçebilir; taksitli satışta ise tutar aylara yayılır. Bu geçiş zamanlaması nakit akışını etkilediği için, POS tahsilatının ne zaman fiilen hesaba düştüğü ekstreden takip edilmelidir.

Ay sonu ekstre mutabakatı

Ay sonunda bankadan alınan ekstre, hesaptaki tüm gerçek hareketlerin resmi listesidir. Mutabakat, Defteran'daki banka bakiyenizi bu ekstreyle satır satır karşılaştırıp eşitlemektir. İki değer tutuyorsa kayıt doğrudur; tutmuyorsa bir hareket eksik, fazla veya yanlış tutarla girilmiştir.

Fark oluştuğunda ekstredeki her satır kayıtla eşlenir. En sık atlanan kalemler POS komisyonu, havale masrafı ve hesap işletim ücreti gibi bankanın otomatik kestiği küçük tutarlardır; bunlar siz işlem yapmadan ekstreye düştüğü için kolayca gözden kaçar. Eksik kalemler kayda alındığında bakiyeler uyum sağlar.

Düzenli mutabakat, hataları küçükken yakalamanın yoludur. Ay ay yapıldığında bir önceki ayın kapanış bakiyesi doğrulanmış olur ve yeni ay temiz bir zeminden başlar. Aylarca yapılmayan mutabakat, birikmiş küçük farkların hangi işleme ait olduğunu çözmeyi zorlaştırır.

Sık yapılan hatalar

POS tahsilatını net tutarla kaydetmek: komisyon düşülmüş tutar girildiğinde ciro eksik görünür ve komisyon gideri kaybolur. Doğrusu, brüt tutarı tahsilat, komisyonu ayrı gider olarak yazmaktır.

Banka masraflarını atlamak: hesap işletim ücreti, havale masrafı gibi otomatik kesintiler kaydedilmediğinde banka bakiyesi ekstreyle tutmaz. Ekstredeki her satır kayda alınmalıdır.

Nakit ile bankayı karıştırmak: elden alınan parayı bankaya, banka üzerinden geçeni kasaya işlemek iki hesabı da bozar. Her hareket fiilen paranın geçtiği hesaba kaydedilir. Mutabakatı hiç yapmamak da yaygındır; ekstreyle karşılaştırılmayan bir banka bakiyesinin doğruluğu bilinemez.