Ön Muhasebede Kasa Yönetimi

Derste işlediklerimiz

Kasa hesabı ve fiziksel nakit

Kasa, işletmenizin çekmecesindeki, kasa gözündeki fiziksel parayı temsil eden hesaptır. Nakit her el değiştirdiğinde bir kasa hareketi doğar: nakit satıştan para girer, nakit ödenen bir giderle para çıkar. Bu hareketlerin eksiksiz kaydedilmesi, kayıttaki kasa bakiyesi ile fiilen sayılan para arasında birebir eşitlik kurar. Ön muhasebede bu eşitlik, kasa hesabının sağlıklı olduğunun en temel göstergesidir.

Kasanın diğer hesaplardan farkı somut ve sayılabilir olmasıdır. Banka bakiyesini ekstreyle, cariyi karşı tarafla doğrularsınız; kasayı ise doğrudan parayı sayarak doğrularsınız. Bu yüzden kasa, kaydın gerçekle örtüşüp örtüşmediğini anında test edebileceğiniz tek hesaptır ve düzenli tutulduğunda tüm ön muhasebenin doğruluğu için bir çıpa işlevi görür.

İşletme kasası, sahibin kişisel cebinden kesin çizgiyle ayrılmalıdır. Kasadan çıkan her tutar bir işletme işlemine ya da açıkça kaydedilmiş bir sahip çekişine karşılık gelmelidir. Bu ayrım yapılmadığında kasa, kişisel harcamalarla karışır ve ay sonunda ne kadar paranın işletmeye, ne kadarının şahsa ait olduğu belirsizleşir.

Kasa hareketi türleri

Kasa hareketleri özünde üç biçimde olur. Giriş; nakit satış tahsilatı, müşteriden elden alınan ödeme ya da bankadan kasaya çekilen para gibi kasaya para ekleyen hareketlerdir. Çıkış; nakit ödenen gider, tedarikçiye elden yapılan ödeme veya kasadan bankaya yatırılan para gibi kasadan para eksilten hareketlerdir.

Üçüncü tür transferdir: para işletmeden çıkmaz, yalnızca kasadan bankaya ya da bankadan kasaya yer değiştirir. Bu hareket ne gelir ne giderdir; toplam varlığı değiştirmez, sadece iki hesap arasında dağılımı değiştirir. Kasadan bankaya yatan para kasada çıkış, bankada giriş olarak eşzamanlı işlenir; iki tarafın da kaydedilmesi bakiyelerin tutması için gereklidir.

Her hareketin faturasıyla veya belgesiyle ilişkisini kurmak, kasayı yalnızca bir para kutusu olmaktan çıkarıp izlenebilir bir hesaba dönüştürür. Nakit tahsilat ilgili satış faturasına, nakit ödeme ilgili gider veya alış faturasına bağlandığında, kasa hareketinin nereden geldiği her zaman görülebilir.

Gün sonu sayımı ve kasa farkı

Gün sonu sayımı, günün sonunda çekmecedeki nakdi fiilen sayıp kayıttaki kasa bakiyesiyle karşılaştırmaktır. İki değer uyuşuyorsa o günün hareketleri eksiksiz ve doğru girilmiş demektir. Uyuşmuyorsa aradaki tutara kasa farkı denir ve bu fark, gözden kaçmış bir hareketin işaretidir.

Fark bulunduğunda o güne ait satış, tahsilat ve gider kayıtları tek tek gözden geçirilir. Eksik çıkan kasa çoğunlukla kaydedilmemiş bir nakit çıkışından kaynaklanır: küçük bir gider, elden yapılmış bir ödeme ya da kasadan alınmış kişisel bir tutar. Fazla çıkan kasa ise genellikle kaydedilmemiş bir nakit girişi ya da yanlış tutar girişidir.

Sayımı günlük, hiç değilse düzenli aralıklarla yapmak farkı küçük ve bulunabilir tutar. Günlerce sayım yapılmazsa birden fazla eksik hareket birikir ve hangi güne ait olduğunu ayırmak güçleşir. Bu yüzden gün sonu sayımı, kasa yönetiminin en önemli disiplinidir; farkı büyümeden yakalar.

Negatif kasa ve kasa disiplini

Kayıtta kasa bakiyesinin eksiye düşmesi fiziksel olarak imkânsız bir durumdur: çekmecede olmayan parayı harcayamazsınız. Negatif kasa, gerçekte bir hata olduğu anlamına gelir; genellikle bir nakit girişi kaydedilmemiş ya da bir çıkış olduğundan yüksek girilmiştir. Rapor kasayı eksi gösteriyorsa, o dönemin nakit hareketleri gözden geçirilmelidir.

Kasa disiplininin özü, paranın hareket ettiği anda kaydedilmesidir. Sonraya bırakılan kayıtlar unutulur ve sayımı bozar. Sahip işletme kasasından kişisel amaçla para aldığında bu bir çıkış olarak, geri koyduğunda giriş olarak işlenmelidir; bu tür çekişlerin gizlenmesi kasa farkının en yaygın nedenidir. Kayıt disiplini, kasayı güvenilir bir hesap hâline getirir.

Sık yapılan hatalar

Nakit çıkışını kaydetmemek: kasadan alınan küçük tutarların işlenmemesi zamanla birikir ve sayım tutmaz. Doğrusu, kişisel amaçlı olsa bile kasadan çıkan her tutarı bir hareket olarak işlemektir.

Banka işlemini kasaya yazmak: havale, EFT veya POS ile geçen para banka hesabına aittir; bunları kasaya işlemek hem kasayı hem bankayı bozar. Kasaya yalnızca elden alınan-verilen fiziksel nakit girer.

Transferi tek taraflı işlemek: kasadan bankaya yatan parayı yalnızca bir tarafta göstermek bakiyeleri şişirir veya eksiltir. Transfer her iki hesapta eşzamanlı kaydedilmelidir. Ayrıca sayımı ihmal etmek de yaygın bir hatadır; sayım yapılmadan farkın varlığı bile fark edilmez.