Ön Muhasebede İlk Ürün Alışı

Derste işlediklerimiz

Alış faturası nedir, neyi belgeler?

Alış faturası, bir tedarikçinin size mal veya hizmet sattığında düzenlediği belgedir; sizin açınızdan alışın resmi kanıtı ve ön muhasebeye giriş noktasıdır. Bir kalem stoğa girmeden, bir tedarikçi borcu doğmadan önce mutlaka bir alış belgesi bulunur. Bu belge kaydedilmeden hiçbir görünüm güncel durumu göstermez.

Alış faturası yalnızca 'ne kadar ödeyeceğim' bilgisini taşımaz; kaç birim mal aldığınızı, birim fiyatı, KDV oranını ve toplam tutarı da içerir. Bu alanların her biri Defteran'da farklı bir görünümü besler: miktar stoğu, tutar cariyi, KDV ise vergi hesabını ilgilendirir.

Cari kavramı burada tekrar devreye girer. Cari, bir tedarikçi veya müşteriyle işletmeniz arasındaki borç-alacak defteridir. Alış faturası, tedarikçi carisine borç yazan işlemdir; siz ödeme yapana kadar bu borç carinizde kalır ve o tedarikçiye ne kadar borçlandığınızı tek bakışta gösterir.

Bir alış faturası hangi görünümleri günceller?

Defteran'da tek bir alış faturası kaydedildiğinde üç şey aynı anda değişir. Birincisi stok: aldığınız kalemlerin miktarı ilgili ürün kartında artar. İkincisi cari: tedarikçinizin kartında borcunuz oluşur veya mevcut borcunuz büyür. Üçüncüsü finans ve KDV: ödeme peşinse kasa ya da banka azalır, ayrıca ödediğiniz KDV indirilecek KDV olarak kenara ayrılır.

Bu eşzamanlılık ön muhasebenin en büyük kolaylığıdır. Elle tutulan bir defterde aynı fatura için stok defterine, cari deftere ve kasa defterine ayrı ayrı yazmanız gerekirdi; bir yeri yazıp diğerini unutmak kayıtların tutmamasına yol açardı. Defteran tek kayıttan bu görünümlerin hepsini türetir, böylece kayıtlar her zaman birbirini tutar.

Somut bir örnekle: KDV hariç birim fiyatı 1.000 ₺ olan bir kalemden 10 adet aldığınızda matrah 10.000 ₺, %20 KDV 2.000 ₺, fatura toplamı 12.000 ₺ olur. Kaydın ardından ürün kartında 10 adet stok belirir, vadeli aldıysanız tedarikçi carisinde 12.000 ₺ borç oluşur ve 2.000 ₺ indirilecek KDV olarak ayrılır.

Peşin alış ile vadeli alış farkı

Bir alış ya peşindir ya vadelidir; bu ayrım paranın ne zaman çıktığını belirler. Peşin alışta bedel fatura anında ödenir; kasanız veya banka hesabınız hemen azalır ve tedarikçiye borcunuz kalmaz. Vadeli alışta ise fatura anında para çıkmaz; yalnızca tedarikçi carisinde bir borç birikir ve bu borç, vade tarihinde ödeme yaptığınızda kapanır.

Bu farkı doğru işaretlemek nakit akışınızın doğru görünmesi için kritiktir. Vadeli bir alışı yanlışlıkla peşin işaretlerseniz kasanız olduğundan düşük, tedarikçiye borcunuz olduğundan eksik görünür. Tersine, peşin bir alışı vadeli bırakırsanız ödediğiniz halde carinizde olmayan bir borç durur ve mükerrer ödeme riski doğar.

Vade, borcun hangi tarihe kadar ödeneceğini gösterir. Örneğin 30 gün vadeli bir alış, faturanın kesildiği tarihten yaklaşık bir ay sonra ödeme yapmanız gerektiği anlamına gelir. Defteran bu tarihi cari ve raporlarda izler; böylece hangi borcun ne zaman geleceğini önceden planlayabilir, nakit sıkışıklığını öngörebilirsiniz.

İndirilecek KDV nedir?

Alış yaparken mal bedeline ek olarak bir de KDV ödersiniz. Bu ödenen KDV sizin gideriniz değildir; ileride yaptığınız satışlarda tahsil ettiğiniz KDV'den düşülebilen bir alacaktır. Ön muhasebe dilinde buna indirilecek KDV denir.

Mantığı şudur: dönem sonunda devlete ödeyeceğiniz KDV, sattıklarınız üzerinden hesapladığınız KDV ile aldıklarınız üzerinden ödediğiniz KDV'nin farkıdır. Alışta ödediğiniz KDV ne kadar yüksekse, ödeyeceğiniz KDV o kadar azalır. Bu yüzden alış faturalarının ve KDV'lerinin eksiksiz kaydı, fazladan vergi ödememeniz için önemlidir.

Defteran'da bunu ayrıca hesaplamanıza gerek yoktur. Fiyatı KDV hariç girip KDV oranını seçtiğinizde sistem indirilecek KDV'yi otomatik ayırır ve KDV raporunda gösterir. Sizin göreviniz yalnızca faturayı doğru ve zamanında kaydetmektir.

Alışta yan giderler ve gerçek maliyet

Bir malın işletmeye maliyeti çoğu zaman yalnızca fatura tutarından ibaret değildir. Nakliye, hammaliye, gümrük, sigorta gibi kalemler malı deponuza getirene kadar oluşan ek maliyetlerdir. Bu giderler kaydedilmezse malın gerçek maliyeti olduğundan düşük, dolayısıyla kârınız olduğundan yüksek görünür.

Bu yan giderler çoğunlukla tedarikçi faturasında yer almaz; ayrı bir belgeyle, örneğin nakliyecinin fişiyle gelir. Bu durumda gideri ayrı bir gider fişiyle kaydetmek gerekir. Böylece hem gider dönem maliyetine eklenir hem de varsa KDV'si indirilecek KDV olarak dikkate alınır.

Örneğin 300 ₺ nakliye artı 60 ₺ KDV ödediğinizde bu 360 ₺ kasadan çıkar ve dönem giderlerine eklenir. Tek başına küçük görünen bu tutarlar bir dönem boyunca toplandığında kâr hesabını belirgin biçimde etkiler; bu yüzden hiçbir yan gider atlanmamalıdır.

Sık yapılan hatalar

İlk hata, vadeli alışı peşin ya da peşin alışı vadeli işaretlemektir. Sonucu, kasa ve cari bakiyelerinin gerçeğe uymaması ve ay sonunda mutabakatın tutmamasıdır. Doğrusu, ödemenin fiilen yapılıp yapılmadığına bakıp ödeme durumunu ona göre seçmektir.

İkinci hata, fiyatı KDV dahil girmektir. Fiyat alanına KDV dahil tutar yazılırsa sistem üstüne bir kez daha KDV ekler ve fatura olması gerekenden yüksek çıkar. Doğrusu, fiyatı her zaman KDV hariç girip KDV oranını ayrı alanda belirtmektir.

Üçüncü hata, nakliye gibi yan giderleri hiç kaydetmemektir. Sonucu, malın maliyetinin eksik, kârın fazla görünmesidir. Doğrusu, her yan gideri ilgili belgesiyle kaydedip dönem maliyetine dahil etmektir.